Pandemin har skapat ett paradigmskifte: anställda lägger numera 36 % mindre tid på strategi

Arbetet ser olika ut för olika personer – särskilt nu med vår nya, agila arbetsmiljö. Oavsett om du är anställd, chef eller tillhör den högsta ledningen, innehåller din dag en blandning av strategiskt arbete, kvalificerat arbete och ”jobb om jobb”.

Läs den här artikeln på engelska, tyska, portugisiska, spanska, traditionell kinesiska, nederländska, polska, koreanska, italienska, franska eller japanska.

Vår senaste årliga studie, Index för arbetets anatomi, visar att även om anställda fortsätter att utföra de här tre typerna av arbete, har det skett en förändring i hur de hanterar dem. En märkbar skillnad är att anställda lägger 36 % mindre tid på strategiskt arbete jämfört med året innan.

Att förstå hur arbetet har förändrats – och varför – är avgörande för att bestämma hur du och teamen ska kunna anpassa er effektivt och på ett smidigt sätt.

Tre olika typer av arbete

Strategiskt arbete innebär att planera framåt, hantera tvetydigheter, identifiera och anpassa mål och engagera teamet. Det här är vanligtvis det mest kognitivt påfrestande arbete du utför. Samtidigt är det oftast det arbete som har störst inverkan på din och teamets framgång.

Kvalificerat arbete är det uppgiftsorienterade arbete du har anställts för att göra, såsom att skriva kampanjsammanfattningar eller skapa nya webbapplikationer. För att utföra ett kvalificerat arbete använder du oftast den formella eller informella utbildning du har erhållit med åren.

Till sist har vi jobb om jobb, som innebär att kontrollera e-post, söka information och delta i improduktiva möten. Det här är aktiviteter som inte för arbetet framåt, utan i stället tar upp tid du skulle kunna ägna åt kvalificerat och strategiskt arbete.

Jobb om jobb kommer inte att försvinna

Vårt index för arbetets anatomi visar att jobb om jobb fortfarande präglar arbetet. Under de senaste två åren har 60 % av arbetstagarnas tid – hela tre dagar per vecka – ägnats åt jobb om jobb. I år är siffran 58 %, men arbetstagare lägger fortfarande för mycket tid på improduktivt arbete.

I synnerhet såg vi att även om tiden anställda ägnar åt onödiga möten har minskat, har tiden de lägger på e-post ökat. Mer än en tredjedel (38 %) av de anställda kontrollerar sin e-post oftare utanför arbetstid än de gjorde förra året. Så även om anställda har gjort framsteg med att sortera ut onödiga möten, skapar e-post mer problem än någonsin tidigare. Arbetstagare får i genomsnitt 32 e-postmeddelanden varje dag – vilket innebär att de i genomsnitt skickar ett e-postmeddelande varje kvart under en 8-timmars arbetsdag.

Det bortfall som orsakas av jobb om jobb beror inte på platsen. De som arbetar på distans och de som arbetar på kontoret är lika mottagliga, vilket tyder på att jobb om jobb inte handlar om platsen där arbetet utförs, utan snarare om hur arbetstagarna arbetar.

Anställda lägger mer tid på sina egna färdigheter

Medan jobb om jobb har legat på en relativt konstant nivå under de senaste åren, har tiden som arbetstagarna lägger på kvalificerat arbete ökat. Anställda lägger 27 % mer tid på kvalificerat arbete än förra året.

Den här uppmuntrande ökningen återspeglar det faktum att anställda tycker att de gör sitt bästa kvalificerade arbete hemma, där de kan koncentrera sig och fokusera mer effektivt. Hybridarbete, som har varit en stöttepelare för organisationer under det senaste året, lämpar sig väl för kvalificerat arbete.

Fördelarna med att lägga mer tid på kvalificerat arbete syns i arbetsresultaten. Genom att vara mer koncentrerade och fokuserade när de arbetar med kvalificerat arbete utanför kontoret, håller de anställda fler av sina deadliner – nu missar de 15 % av sina deadliner, jämfört med 26 % förra året. Att tillbringa mindre tid i möten har också hjälpt de anställda att nå fler deadliner.

Tiden man lägger på strategiskt arbete minskar avsevärt

Det strategiska arbetet är företagets viktigaste arbete. Likväl lägger de anställda 36 % mindre tid på strategiskt arbete än de gjorde förra året. Som den kända affärsprincipen ”struktur följer strategi” sammanfattar det hela, är processer, rutiner, team och teknik alla strukturerade runt organisationens strategi.

Strategiskt arbete är svårt eftersom det till stor del involverar problemlösning och tuffa kompromisser – strategi handlar lika mycket om vad du bestämmer dig för att inte göra, som vad du bestämmer dig för att göra.

När man fördjupar sig i årets index för arbetets anatomi finns det flera olika faktorer som belyser varför arbetstagare lägger mindre tid på strategiskt arbete. För det första, även om arbetstagarna föredrar att utföra kvalificerat arbete hemma, vill de hellre utföra strategiskt arbete på kontoret tillsammans med sina kollegor, där de kan delta i tvärfunktionella och samarbetsinriktade arbetssessioner. Att inte kunna arbeta från kontoret, har hindrat de anställda från att utföra det arbetet.

För det andra kommer det strategiska arbetet att bli lidande tills organisationer gör betydelsefulla framsteg för att minska jobb om jobb. Dessa onödiga och tidskrävande uppgifter tar de anställdas tid i anspråk och hindrar dem från att utföra strategiskt arbete med stor inverkan. Det leder också till utbrändhet. Numera anser 40 % av de anställda att utbrändhet är en oundviklig del av framgång, fast det egentligen är precis tvärtom – utbrändhet förlamar vår kognitiva förmåga och hindrar oss från att utföra strategiskt arbete.

För det tredje, organisationer har fortfarande inte ett system på plats för att effektivt stödja det strategiska arbetet. Beslutsfattandet går långsamt, man gör dubbelarbete och kunskapen är isolerad. Organisationer behöver förbättra sina arbetsprocesser och framtidssäkra dem för dagens och morgondagens nya dynamiska och hybrida arbetsplats. Förtjänsten kan bli stor – anställda anser att de skulle spara ungefär en timme om dagen bara genom att förbättra arbetsprocesserna.

Den nya agila eran

Arbetsplatsen har förändrats på många sätt under det senaste året. Arbetstagare utför fortfarande samma grundläggande typer av arbete – kvalificerat arbete, strategiskt arbete och jobb om jobb – som de gjorde för ett år sedan, men det har skett en förändring i hur de hanterar arbetet.

När man reflekterar över var organisationer befinner sig i dag finns det ljuspunkter, såsom att man lägger mindre tid på möten och mer tid på kvalificerat arbete, men det finns också varningsklockor. Genom att minska jobb om jobb, förbättra processer och bekämpa utbrändhet – och särskilt den felaktiga uppfattningen att utbrändhet är en nödvändig del av framgång – kan organisationer hjälpa sina anställda att lyckas.

I årets upplaga av Index för arbetets anatomi finns det många olika insikter om de monumentala skiften som har definierat arbetsplatsen under det senaste året. Ta del av hela rapporten här för att få en bättre förståelse för hur organisationer kan möta den föränderliga arbetsplatsdynamiken på ett smidigt sätt.