Mesa redonda: como três organizações sem fins lucrativos estão desenvolvendo ambientes de trabalho remotos e colaborativos
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Nos últimos tempos, um grande número de pessoas do mundo todo teve que migrar do trabalho convencional em escritórios para o trabalho remoto. A transição tem sido difícil para muitas equipes, mas principalmente para organizações sem fins lucrativos, já que muitas delas estão trabalhando nas linhas de frente da crise ou viram seus recursos financeiros e voluntários desaparecerem praticamente da noite para o dia. Neste momento, em meio a tantas mudanças, é fundamental que essas equipes se mantenham unidas e colaborem de forma efetiva.
A fim de entender como as organizações sem fins lucrativos, especificamente, se adaptaram ao trabalho remoto, entramos em contato com três clientes da Asana para ouvir suas histórias.
Confira o que os diretores executivos destas ONGs nos contaram.
Quais têm sido as maiores dificuldades na transição para o trabalho remoto?
Amy Sample Ward, diretora executiva da NTEN
Nossa organização conta com uma equipe descentralizada há mais de 20 anos. Assim, o maior desafio inicial para trabalhar remotamente tem sido equilibrar o trabalho com as novas necessidades da vida doméstica. Os membros da equipe também estão agora cuidando de seus filhos, administrando os horários para fazer compras e procurando não trabalhar em excesso.
A pandemia também impediu que a nossa equipe participasse dos dois momentos mais importantes em que nos juntamos pessoalmente: as reuniões gerais de planejamento e a conferência anual Nonprofit Technology Conference. Para a equipe, é difícil perder essas duas oportunidades de se reunir, especialmente agora em que estamos completamente isolados. Temos feito reuniões diárias com a participação de todos, além de almoços e happy hours virtuais, mas nada se compara à diversão e energia de trabalhar em grupo pessoalmente.
Rebecca Masisak, diretora executiva da TechSoup
Por sermos uma rede global sem fins lucrativos com uma força de trabalho descentralizada, muitas de nossas atividades já estavam informatizadas. Mesmo assim, a transição para o trabalho remoto de alguns de nossos funcionários das áreas de suporte e contabilidade, acostumados a trabalhar em equipes menores e locais, levou alguns dias para ser realizada. Era preciso garantir que cada funcionário tivesse as ferramentas necessárias para cumprir sua função com sucesso, desde notebooks até uma conexão segura com a Internet.
Poucos dias após o fechamento dos nossos escritórios, nossas equipes se empenharam em mobilizar todos na TechSoup para continuar atendendo da melhor maneira possível à comunidade sem fins lucrativos. Também mantivemos os trabalhos com a comunidade local, mas as reuniões, que costumavam ser presenciais, tiveram que passar a ser realizadas como eventos digitais ou foram adiadas. Temos usado a criatividade para fazer mais treinamentos on-line e algumas oficinas de maneira virtual.
Danny Mendoza, fundadora e diretora executiva da Together We Rise
O primeiro desafio que tivemos foi mudar o sistema telefônico de nossa organização para um sistema virtual. Acabamos optando por usar linhas telefônicas do Google Voice para podermos receber chamadas em tempo real.
Outra questão problemática foram as entregas e doações que chegavam ao nosso escritório sem que houvesse alguém lá para as receber. Acabamos mantendo alguns funcionários em meio período no escritório e utilizamos a Asana para lhes avisar quando chegariam as remessas.
Muitos dos nossos colaboradores não tinham um ambiente propício para trabalhar à distância e se sentiam presos em suas casas. Decidimos lhes propor que levassem para casa monitores e cadeiras para ajudar a criar um ambiente de trabalho mais adequado até que estivesse mais claro quando tudo isto iria acabar. Também incluímos sessões do FaceTime duas vezes por semana e happy hours obrigatórios com suas equipes para ajudá-los a não se sentirem isolados.
Nesta transição para o trabalho remoto, o que tem sido inesperadamente fácil ou natural?
Rebecca Masisak, diretora executiva da TechSoup
Nossos funcionários têm me tranquilizado com sua dedicação em ajudar as organizações sem fins lucrativos a realizar os trabalhos importantes nas suas próprias comunidades. Foi simples remanejar nossos recursos habituais destinados às ONGs para fornecer também novas informações e recursos adequados a esta crise, incluindo webinários, cursos e dicas para continuar as operações durante a pandemia.
Danny Mendoza, fundadora e diretora executiva da Together We Rise
Na Together We Rise, temos usado a Asana para administrar as cargas de trabalho e as tarefas semanais. Com isso, quando fizemos a transição para o trabalho remoto, a única coisa que realmente mudou foram as reuniões presenciais, que passaram a ser virtuais.
Quais tecnologias facilitaram essa transição, e com quais vocês contam agora?
Amy Sample Ward, diretora executiva da NTEN
Na realidade, não fizemos nenhuma mudança tecnológica. As ferramentas em que confiávamos antes da pandemia são as mesmas que usamos agora diariamente. Recebemos pouquíssimos e-mails internamente, porque todas as nossas mensagens gerais e individuais são feitas através do Slack. Utilizamos a Asana para o gerenciamento de projetos, não apenas para grandes projetos formais, mas também para que as equipes e pessoas possam gerenciar e monitorar todos os fluxos de trabalho, desde o envio de planilhas de horas trabalhadas até o planejamento anual. E com a integração do Slack com a Asana, as equipes recebem atualizações e podem responder no contexto dos projetos dentro do Slack sem ter que lidar com um grande número de notificações por e-mail.
Esses dois sistemas são essenciais para nós todos os dias do ano e, neste momento, estão nos ajudando a assegurar que as tarefas não fiquem esquecidas quando nossos colaboradores precisarem alternar constantemente o foco de sua atenção e trabalhar em horários diferentes dos outros colegas.
Rebecca Masisak, diretora executiva da TechSoup
Como não temos mais as conversas presenciais no escritório, precisamos compartilhar informações e nos comunicar sobre os projetos em que estamos trabalhando de uma forma mais transparente. Todas as ferramentas de colaboração, incluindo a Asana, são essenciais para que possamos trabalhar com a maior eficiência possível. Para as organizações sem fins lucrativos, a eficiência sempre foi uma obrigação, e agora o é mais do que nunca, devido à natureza da sua missão.
Que conselhos você daria para outras entidades sem fins lucrativos que procuram melhorar a forma como colaboram remotamente com suas equipes e parceiros externos?
Amy Sample Ward, diretora executiva da NTEN
Nas suas decisões, coloque as pessoas em primeiro lugar. Sua equipe já tem que fazer muitas videochamadas com parceiros, colaboradores e participantes dos programas? Se alguns dos seus funcionários têm participando de muitas reuniões, façam as reuniões internas sem vídeo para lhes dar um descanso e permitir prestar atenção sem a sobrecarga mental do contato visual. Por outro lado, se alguns funcionários não têm feito tantas chamadas, incentive-os a habilitar o vídeo com suas equipes para que se vejam entre si.
Vivemos momentos de incerteza, por isso, coloque as pessoas em primeiro lugar e consulte-as para identificar as ferramentas, abordagens e necessidades mais importantes. Observe que, como em qualquer outra estratégia que priorize as pessoas, a realidade sobre as ferramentas, necessidades e procedimentos mais apropriados pode mudar a qualquer momento.
Rebecca Masisak, diretora executiva da TechSoup
Após o esforço inicial para trabalhar com ferramentas de trabalho remoto, estamos descobrindo que as próximas necessidades são o combate à fadiga ocular e problemas de segurança. A criação de políticas que abordem essas duas questões será fundamental para podermos avançar. Além disso, a mobilização de especialistas para manter os dados seguros faz com que todos se sintam mais seguros e confiantes no uso de ferramentas remotas.
Também é importante entender que a equipe pode ter várias outras prioridades durante este período, incluindo família, educação dos filhos e cuidados pessoais. Uma comunicação aberta e menos objetiva que poderia ser considerada enfadonha ou pouco profissional antes do COVID-19, pode ter agora um papel importante para assegurar que todos sejam ouvidos e compreendidos.
Danny Mendoza, fundadora e diretora executiva da Together We Rise
Agora, mais do que nunca, é importante acompanhar de perto e gerenciar o trabalho da sua equipe sem ter que controlar até os mínimos pormenores. Encontrar uma maneira de fazer isso de forma produtiva e compreensiva ajudará a tranquilizar a sua equipe que, certamente, estará preocupada com incertezas sobre a economia, saúde e trabalho. A sua capacidade de liderança acabará sendo decisiva para os resultados da organização.
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