Apresentando a Gestão de Recursos: sua janela para a capacidade da equipe em todos os projetos

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Detrás de cada iniciativa de negócio bem sucedida há sempre uma equipe de pessoas. São as que realizam as tarefas diárias que levam seus projetos adiante e permitem que a organização alcance os objetivos cruciais de sua missão.

Para ajudar sua equipe a mover-se rapidamente e focar nos trabalhos de maior impacto, partilhamos com vocês ano passado a nossa visão para o futuro da Asana. No último trimestre do ano apresentamos os Portfólios da Asana Business como o passo seguinte que leva à nossa visão. Hoje temos a alegria de dar mais um passo com o lançamento da Gestão de recursos.

Este novo recurso proporciona uma visualização centralizada da capacidade da sua equipe, facilitando o planejamento e o equilíbrio do trabalho para que ninguém fique sobrecarregado (ou com pouco o que fazer) e garantir que seus projetos e iniciativas mais importantes sejam concluídos a tempo. Com a Gestão de recursos você nunca perde de vista os recursos mais valiosos: os membros da sua equipe.

Tenha visibilidade sobre o volume de trabalho da sua equipe

Para compreender no que sua equipe está trabalhando a cada momento, a maioria dos gerentes conta com combinação cada vez mais complexa de planilhas, documentos, e reuniões pessoais. Quando finalmente reúnem informação suficiente para ter uma ideia clara dos volumes de trabalho das pessoas, esta já está desatualizada.

Na Asana, a Gestão de recursos faz esse trabalho por você. Ela traz um panorama em tempo real de como cada pessoa se distribui entre os diversos projetos da equipe. Com isso, você sabe quem está fazendo o quê em qualquer dia e a qualquer hora.

Em alguns casos é necessário gerenciar membros da equipe localizados em escritórios diferentes ou contar com o suporte de pessoas que não respondem diretamente a você. Quando não se dispõe de uma imagem completa sobre as prioridades de todos, as pessoa tendem a trabalhar isoladas. Para evitar isso, crie um Portfólio com os projetos dos diversos escritórios e colaboradores interdisciplinares e use a Gestão de recursos para ver no que cada pessoa está trabalhando, onde quer que esteja, de um único lugar.

“Nossa equipe de Marketing corporativo recebe milhares de pedidos todos os anos. Antes da Gestão de recursos, não tínhamos como ver num só lugar todos os trabalhos atribuídos a cada pessoa.”

Dawn Jensen, gerente sênior do Programa de marketing global

Dica da Asana: com os filtros você pode ver a Gestão de recursos por função e para membros específicos da sua equipe.

Distribua os trabalhos para que sua equipe não sofra exaustão

Os integrantes da sua equipe apresentam o melhor desempenho quando têm a quantidade certa de trabalho sob suas responsabilidades. Para os gerentes, certificar-se de que ninguém está sobrecarregado (o que pode levar a trabalhos que ficam por fazer e esgotamentos) ou subutilizado (que pode resultar em descomprometimento), é uma das partes mais difíceis dos seus trabalhos.

O volume de trabalho torna essa tarefa mais fácil com sua linha de tendências visual sobre as capacidades. Baseada no número de tarefas, essa função ajuda a determinar rapidamente quem tem trabalho demais ou poucos afazeres. Portanto, ao identificar que um dos membros da sua equipe está sobrecarregado, você pode procurar quem tem disponibilidade nas semanas e meses seguintes e facilmente arrastar e soltar as tarefas para as reagendar e reatribuir. Com a Gestão de recursos você obtém um panorama completo sobre a capacidade da sua equipe para tomar decisões de redistribuição dos trabalhos com confiança.

Dica da Asana: adicionar datas de início e de conclusão a cada tarefa ajuda a assegurar que o trabalho seja adequadamente mensurado com a Gestão de recursos.

A contagem das tarefas é uma das formas de medir a capacidade da equipe, mas não é a única. Cada equipe tem necessidades únicas e determina sua capacidade por meio de métricas diversas. Por isso, temos o prazer de anunciar que nossa equipe de produto trabalha atualmente a todo o vapor para incorporar novos recursos de esforço personalizado à Gestão de recursos. Em breve, isto permitirá escolher o melhor método para calcular a capacidade da sua equipe, seja com base no número de horas ou de pontos. Se a sua equipe gostaria de obter acesso antecipado, inscreva-se aqui e entraremos em contato com os passos seguintes.”Nossa equipe de Marketing corporativo recebe milhares de pedidos todos os anos. Antes da Gestão de recursos, não tínhamos como ver num só lugar todos os trabalhos atribuídos a cada pessoa.”

“Agora, com a Gestão de recursos, podemos analisar a capacidade e disponibilidade de cada designer numa única tela para ver quem pode assumir novos pedidos e quem está sobrecarregado, para fazermos os reajustes necessários.”

Dawn Jensen, gerente sênior do Programa de marketing global

Maneiras de usar a Gestão de recursos

Não importa qual seja a função da sua equipe, ter visibilidade sobre os trabalhos que se realizam entre pessoas, projetos e equipes é essencial para o desempenho eficaz do seu trabalho como gerente. Leia abaixo três maneiras como os coordenadores das equipes podem usar a Gestão de recursos:

• Produção criativa: faça da Gestão de recursos o polo central dos projetos de recepção de tarefas e pedidos da equipe para poder determinar a capacidade de novos pedidos e planejar com antecedência os trabalhos seguintes.
• Campanhas de marketing: obtenha um olhar instantâneo e em tempo real sobre quem está trabalhando em qual das suas principais iniciativas de marketing. Dessa forma você pode partilhar e comemorar os trabalhos entregues pela equipe que se destacam.
• Operações do negócio: crie um lugar central para os projetos interdisciplinares que pedem a atenção da sua equipe para avaliar se você dispõe de um número suficiente de pessoas para essas iniciativas interequipes.  

Para conhecer mais maneiras de usar a Gestão de recursos, visite o nosso Guia.

Comece hoje a usar a Gestão de recursos

Se você já é cliente Asana Business, pode começar imediatamente a usar a Gestão de recursos e os Portfólios. Em conjunto, estes dois recursos proporcionam uma suíte de opções para planejar, monitorar e gerenciar o trabalho que ocorre por todas as suas iniciativas e equipes, de forma a poderem alcançar juntos suas metas mais ambiciosas. Se você não usa um plano Business e quiser saber mais, inscreva-se para começar uma avaliação Business gratuita ou fale com a nossa equipe de vendas.