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Sete dicas para ter concentração e diminuir as distrações digitais

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

À medida que milhões de equipes se adaptam para trabalhar de forma completamente remota, muitas delas buscam maneiras de manter a sua produtividade sem comprometer o equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional. 

Ter tempo para se concentrar profundamente, diminuir as distrações digitais e combater a constante alternância de aplicativos e a excessiva verificação de notificações são algumas das maiores prioridades para muitos profissionais – e por boas razões. De acordo com o Índice Anatomia do trabalho, quase três quartos dos profissionais passam por episódios de esgotamento todos os anos. Sem as estruturas e os processos certos para se adaptar ao ritmo do trabalho à distância, há motivos para crer que este número poderá aumentar significativamente, podendo causar sérias implicações quanto à moral, ao engajamento e à retenção de funcionários. 

Felizmente, há algumas etapas simples que qualquer pessoa pode seguir para recuperar o controle de seus horários de trabalho e retomar a produtividade, incluindo o nosso recurso mais recente, o modo Não incomodar, disponível a partir de hoje na versão web e nos dispositivos móveis. Com este recurso, você define claramente um cronograma com horários específicos para se concentrar no trabalho, além de poder controlar quais alertas quer receber e em que momentos, e desabilitar as notificações nos finais de semana e férias.

Quer mais? Veja a seguir sete dicas para ajudar a sua equipe a ter concentração e a diminuir as distrações, esteja ela onde estiver.

1. Assuma o controle das suas notificações

É bem provável que você não precise receber uma notificação toda vez que a sua mãe curtir uma publicação sua no Facebook. O mesmo se aplica quando um membro da equipe faz uma pergunta ou fornece uma atualização de status. Optar por não receber notificações contribui para corrigir a ideia de que precisamos estar “sempre ativos” e disponíveis para os outros. Para evitar interrupções constantes, é recomendável desativar todas as notificações, exceto as mais importantes, seja de uma pessoa ou projeto específico. Você se sentirá menos distraído e menos sobrecarregado pelas notificações.

2. Distrações planejadas

Diversos estudos já mostraram que fazer pequenos intervalos durante o dia realmente melhora a produtividade. O segredo é garantir que a sua pausa rápida não dure a tarde toda. Para se manter responsável, recomendamos reservar períodos específicos para atividades não relacionadas ao trabalho, como ver notícias ou páginas de redes sociais. Quando o intervalo terminar, feche todos os aplicativos ou janelas do navegador e retorne ao seu trabalho.

3. Mude de ambiente

Muitas vezes, não importa o quanto tentamos ignorar as distrações digitais e nos dedicar ao trabalho, simplesmente não conseguimos nos concentrar. Em situações como esta, é aconselhável mudar de ambiente. De acordo com psicólogos, ir para um local diferente, mesmo que seja o quarto ao lado, ajuda a reiniciar o seu cérebro e a retomar a criatividade. Felizmente, a maior parte das ferramentas de trabalho baseadas em SaaS, como o G Suite e o Slack, podem ser usadas em qualquer ambiente, ou seja, não precisamos estar no escritório para sermos produtivos. Não tenha medo de usar os dispositivos móveis e de dar asas à criatividade.

4. Defina filtros e regras para os e-mails

A maioria de nós recebe ao menos algumas promoções ou boletins informativos que já deveríamos ter cancelado há muito tempo. Estas mensagens enchem a nossa caixa de e-mails e dificultam a localização de informações importantes ou urgentes de parceiros e colegas externos. Para manter a sua caixa de e-mails otimizada, recomendamos criar filtros para ordenar automaticamente o que deve ser visto agora e o que pode ficar para depois. Filtrar os remetentes é um recurso especialmente rápido e poderoso. Se o endereço de e-mail do remetente não corresponder a @suaempresa.com.br, filtre as mensagens para uma caixa de e-mails distinta para vê-las em outro momento. 

5. Use o modo Não incomodar

Imagine que você está num final de trimestre bastante ocupado ou tenha que participar de uma reunião de apresentação de ideias e não possa se distrair com nada. Não há muitas coisas que possam substituir uma concentração profunda e ininterrupta. Nestas situações, é aconselhável ativar o modo Não incomodar. A maior parte das ferramentas populares de produtividade, incluindo a Asana, já oferecem um modo Não incomodar por padrão. Se você estiver usando este recurso na Asana, recomendamos definir horários específicos para se concentrar (por exemplo, 20 minutos, 2 horas ou até o dia seguinte), para se desconectar e focar completamente no trabalho mais importante. Quando um membro da sua equipe fizer uma @menção ou atribuir uma tarefa a você, ele ou ela verá que o modo Não incomodar está ativado e que, portanto, você não está recebendo notificações. Se você se preocupar que pode estar perdendo alguma coisa importante, poderá desativá-lo para uma rápida consulta. No entanto, procure aproveitar a paz e a tranquilidade que este recurso lhe oferece. 

6. Quando o assunto é redes sociais, “menos é mais”

Quando foi a última vez que você conferiu suas listas de seguidores e de pessoas que segue nas redes sociais? Fazer uma boa faxina nas interações sociais é uma das maneiras mais fáceis de diminuir distrações indesejadas, esteja onde estiver. Se uma conta deixou de fornecer conteúdos relevantes, pare de a seguir. Por outro lado, siga contas que oferecem informações valiosas e úteis, para que valha a pena ler os seus feeds. Dependendo da sua determinação, pense também em excluir as contas nas plataformas que já não utiliza. 

7. Experimente ter a mesma abordagem com suas ferramentas de produtividade

Mencionamos anteriormente que os profissionais usam, em média, 10 aplicativos para colaborar no trabalho. Algumas dessas ferramentas são essenciais, enquanto outras não servem para nada. Recomendamos fazer um inventário de todas as ferramentas de produtividade usadas no seu espaço de trabalho pelo menos uma vez por ano para ver se continuam úteis. Talvez você se surpreenda com a quantidade de idas e vindas entre as diversas ferramentas (por exemplo, mensagens internas, armazenamento de arquivos, relatórios, etc.), ou descubra que raramente usa algumas delas. Ao fazer uma limpeza, você economizará não só as horas desperdiçadas alternando entre elas, como também o dinheiro gasto com licenças e assinaturas desnecessárias. 

Pronto para descobrir o seu novo fluxo de trabalho remoto?

Como qualquer hábito novo, você levará um tempo para colocar todas estas dicas em prática. Não desanime se cair na tentação de assistir a alguns vídeos fofos para se distrair um pouco de tudo o que está acontecendo no mundo — todos nós já passamos por isso. O importante é não desistir e descobrir o que funciona para você. 

Para obter mais dicas úteis sobre como dominar o trabalho à distância, veja como a Asana pode ajudar, e inscreva-se gratuitamente.

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