Gestão de equipes descentralizadas: como gerir o seu tempo e energia como líder global

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Como líder de marketing de engajamento global na Asana, eu tenho o prazer e o privilégio de liderar uma equipe internacional de catorze colaboradores em cinco países que estão fortemente focados na nossa missão. A minha função é, em grande parte, voltada ao crescimento da Asana Together, a nossa comunidade global de profissionais apaixonados por gestão de projetos, produtividade e colaboração.

Aumentar o engajamento local com os membros Asana Together ao redor do mundo requer a atuação de gerentes comunitários da equipe na Irlanda, Reino Unido, Japão, Austrália e Estados Unidos. Com esta equipe distribuída globalmente, frequentemente é preciso fazer malabarismos para acomodar os fusos horários, participar de reuniões pelo Zoom e conduzir a estratégia de marketing de engajamento, além de realizar as minhas próprias tarefas. Não troco isso por nada, mas este patamar de coordenação global traz consigo um conjunto único de desafios.

À medida que as organizações começam a se questionar como vão reunir as suas equipes num mundo descentralizado, quero compartilhar o que aprendi no papel de gestor de uma equipe remota. Uma das coisas mais eficazes que se pode fazer é ter plena consciência da forma como administramos a nossa própria vida, desde o planejamento da rotina diária até as reuniões com as equipes. Aqui estão cinco dicas para ajudar a gerir o seu tempo e a sua energia como líder global.  

1. Use a sua energia com consciência

Como gestor de uma equipe global, você pode se sentir impelido a comparecer a todas as reuniões. Tentar participar de todas elas nos horários mais convenientes para a sua equipe global com diferentes fusos horários vai drenar a sua energia e é uma receita certeira para o esgotamento psicológico.

Em vez disso, procure participar somente das reuniões principais e delegue responsabilidades aos colegas regionais em quem você pode confiar a realização do trabalho. Eu, por exemplo, encorajo os colegas de equipe regionais a liderar suas próprias iniciativas de crescimento das comunidades. Costumo participar de algumas reuniões iniciais para estruturar a estratégia e dar ideias, porque nesta fase do projeto é importante fazer perguntas e responder às dúvidas que surgirem. Após o início do projeto, eu e a minha equipe acompanhamos o progresso desde dentro da Asana, de forma assíncrona. É claro que podemos fazer reuniões rápidas de alinhamento, conforme necessário, se alguém quiser receber informações em tempo real.

Ao priorizar as reuniões onde a sua presença é fundamental, sobra mais energia para focar os desafios e oportunidades onde você pode causar mais impacto. Outra grande vantagem é poder demonstrar confiança na capacidade da equipe de realizar o trabalho sem a sua presença constante.

2. Ajuste a sua jornada de trabalho

É perfeitamente aceitável ajustar a sua jornada de trabalho quando os membros da equipe trabalham em diversas regiões. Caso more em São Francisco (como eu), você pode, por exemplo, ter uma “jornada antecipada” das 7h às 16h para trabalhar com os membros da equipe na Europa, e uma “jornada tardia” das 10h às 19h para trabalhar com os membros na Ásia e região do Pacífico.

Incorpore isso à sua agenda, comunique à sua equipe e adicione ao calendário, além de quaisquer horários indisponíveis para agendamento. Por experiência própria, não tente trabalhar 12 ou 14 horas por dia. Não priorizar o descanso o impede de entregar o melhor de si para a equipe, além de não ser divertido.

3. Domine os fusos horários da equipe

Seja muito cuidadoso em relação aos fusos horários durante o planejamento das reuniões com a equipe. Não existe horário razoável para reuniões ao vivo com toda a equipe quando ela está espalhada pela América do Norte, Europa e Ásia-Pacífico. Também descobri do modo mais difícil que muitos países (e até mesmo alguns estados aqui nos Estados Unidos!) não seguem o horário de verão, dificultando ainda mais os agendamentos. Esteja ciente disso quando agendar as reuniões e adicione o World Time Buddy aos favoritos do navegador. Eu conto com ele para agendar as reuniões com a equipe.

Costumo procurar um meio-termo ao agendar as reuniões para que todos possam participar não muito cedo nem muito tarde, mas é comum os horários não serem ótimos para ninguém. Geralmente, é um pouco cedo demais para São Francisco e um pouco tarde demais para os membros na Europa, ou um pouco tarde demais para São Francisco e um pouco cedo demais para a Ásia e Japão. Assim é a vida de uma equipe global!

A nossa frequência habitual de reuniões inclui a de segunda-feira, quando revisamos o trabalho que cada membro da equipe deve realizar naquela semana, uma sessão semanal de prática de apresentações, às quartas-feiras, e uma reunião de sincronização quinzenal com os grupos Comunidade e Ciclo de vida, dentro da equipe de marketing de engajamento. Também tenho reuniões individuais semanais com os meus subordinados diretos. Espera-se que todos contribuam para as pautas das reuniões, para garantir um bom uso do tempo de todos.

4. Encontre maneiras de promover interações frente a frente

Lembre-se de que nem tudo precisa se dar ao vivo: as reuniões de divulgação de informações podem ser gravadas e compartilhadas, deixando o malabarismo com o calendário para as reuniões que realmente exigem interação ao vivo.

Por exemplo, a equipe de marketing da Asana grava as reuniões gerais do departamento para que os colegas possam assistir durante a jornada de trabalho. Às segundas-feiras, realizamos uma reunião interna semanal ao vivo para sincronizar a equipe de marketing de engajamento, alternando quinzenalmente entre horários mais adequados para a Europa, Oriente Médio e África, (às 9h no horário do Pacífico) e outros melhores para a região da Ásia e Pacífico (às 16h no horário do Pacífico).

Um vídeo é gravado para compartilhar as prioridades da semana com as equipes que não puderem estar presentes, ao qual todos assistem durante a reunião presencial. Mesmo que não possamos nos encontrar todos ao mesmo tempo, isso nos permite interagir frente a frente com toda a equipe. A combinação de um ano de trabalho remoto com uma equipe tão distribuída evidenciou a importância de frequentes interações frente a frente para formar conexões e relacionamentos harmônicos.

5. Acolha o caráter global da sua função

Se você é gestor de uma equipe global, parte do trabalho será participar de algumas reuniões muito cedo ou muito tarde em relação ao seu dia de trabalho. Eu nunca me queixo com a equipe e enfatizo que isso é parte da responsabilidade por um trabalho com alcance global. O eventual incômodo vale a pena, porque permite se expor intensamente a outras culturas, construir habilidades de comunicação intercultural e se sentir parte de um mundo maior do que aquele visível através da própria janela.

Quer mais dicas e boas práticas para um modelo híbrido de trabalho em equipe num mundo descentralizado? Leia os outros artigos da nossa série Gestão de equipes descentralizadas.