5 maneiras de eliminar a fragmentação do trabalho usadas pelos clientes Asana
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O ano passado foi uma montanha russa de mudanças para equipes de todo o mundo. Para muitas empresas, a mudança abrupta do trabalho presencial para o remoto afetou a maneira com que as equipes se comunicavam. Um dos maiores desafios do trabalho remoto é assegurar a conexão e o alinhamento entre os membros da equipe. As equipes podem facilmente se isolar quando trabalham em diferentes fusos horários ou quando têm de lidar com múltiplas ferramentas no ambiente de trabalho remoto.
Na Asana, o nosso foco é ajudar as equipes ao redor do mundo a atingir suas metas com clareza, seja presencialmente, remotamente ou num meio termo entre as duas modalidades. Aqui mostramos como alguns dos nossos clientes usam a Asana para eliminar o isolamento, colaborar de modo eficaz com suas equipes e aumentar a visibilidade geral do trabalho em execução.
A Discovery Digital elimina a fragmentação tecnológica com as integrações
Antes de usar a Asana, as equipes de conteúdo TLC, Animal Planet e Food Network, da Discovery Digital Studios, monitoravam a sua produção com planilhas e conversas por e-mail. Sem um processo padronizado para rastrear as dependências, era difícil saber quando uma tarefa havia sido concluída e a próxima estava pronta para começar. O trabalho nem sempre era realizado no prazo, os formatos eram esquecidos e alguns itens simplesmente ficavam para trás, porque não eram compartilhados com as pessoas certas.
Após a implementação, a equipe pôde vincular as ferramentas já em uso à Asana. Com a integração entre a Asana e o Outlook, os itens realizáveis nos e-mails puderam ser convertidos em tarefas Asana diretamente das caixas de entrada. Agora, qualquer e-mail pode ser adicionado a uma tarefa como um comentário, reduzindo a desorganização e preservando as informações importantes.
“Antes da Asana, não tínhamos um processo transparente e consistente, e os projetos não eram atualizados nas planilhas à medida que progrediam. Às vezes, perdiam-se pelo caminho e acabavam por desaparecer. Precisávamos contratar funcionários terceirizados para realizar enormes projetos de organização semestral.”
Mike Singer, diretor de operações de conteúdo, Discovery Digital Studios
As equipes de produção da Discovery Digital agora colaboram de maneira mais eficaz porque podem ver as dependências dos diversos projetos. Anteriormente, as atualizações de status exigiam constantes trocas de e-mails entre os membros das equipes. Agora, essas pessoas podem eliminar a falta de clareza e identificar os marcos importantes e atualizações de status sem precisar consultar outros colegas.
A Dr. Martens padroniza os processos com a Asana
Antes de adotar a Asana, a equipe de marketing global da popular marca de calçados Dr. Martens administrava o recebimento de solicitações de criação em planilhas. Com o trabalho chegando de todas as direções — reuniões, e-mails e conversas informais — não havia uma maneira abrangente de se visualizar os projetos do início ao fim, nem um local de fácil acesso para as outras equipes consultarem o volume de trabalho do departamento de marketing global.
Atualmente, os projetistas da Dr. Martens no Reino Unido e no resto da Europa usam a Asana para administrar o trabalho e comunicar-se sobre os ativos criativos. Os Formulários Asana permitem que a equipe padronize as solicitações de criação recebidas, e as regras das Automatizações atribuem automaticamente uma solicitação ao designer mais capacitado para o trabalho. Isso permite que os ativos criativos mantenham a consistência em todas as campanhas, globalmente.
“Uma das maiores vantagens da Asana é a maior visibilidade do volume de trabalho da minha equipe, não apenas para mim, mas também para os demais interessados compreenderem o que estamos fazendo e como podemos definir melhor as prioridades.”
Stacey Kemp, gerente de serviços criativos, Dr. Martens (Airwair International Ltd.)
A equipe da Dr. Martens não troca mais e-mails e materiais impressos para compartilhar as informações mais recentes. Ao padronizar todas as solicitações de ativos criativos com a Asana, a equipe está desfragmentando e consolidando toda a informação, inclusive entre diversos países.
A Showpo preenche os cronogramas de forma automática com os modelos de projeto
Durante um período recente de crescimento, a equipe da Showpo, empresa líder de comércio eletrônico na Austrália, procurava melhorar os processos internos. As equipes trabalhavam isoladamente, o que limitava a transparência na empresa e dificultava o alinhamento em torno dos principais objetivos. As equipes administravam as campanhas em planilhas que não eram atualizadas, gerando confusão e falta de responsabilização.
Atualmente, todos os processos de negócios da Showpo são executados na Asana. As equipes podem monitorar as campanhas e lançamentos sazonais, desde a produção digital até os lançamentos de moda. As equipes da Showpo criaram modelos que preenchem automaticamente as tarefas e datas, o que aumentou a velocidade de estruturação das campanhas futuras e resultou em um aumento de 30% na eficiência.
“A Asana facilitou muito a colaboração e a coordenação entre as equipes. Todos os principais projetos são administrados na Asana agora.”
Jane Lu, diretora executiva, Showpo
O processo simplificado e ágil facilitou a comunicação e impulsionou a produtividade geral da equipe Showpo. A capacidade de criar modelos para o trabalho repetitivo assegura que nada se perca. A documentação clara e organizada de todas as informações na Asana permitiu que a equipe da Showpo se mantivesse sincronizada sem a necessidade de reuniões para a atualização de status. Todos se mantêm sincronizados com a mesma informação unificada e não mais fragmentada desencontrada.
A Wikimedia Foundation usa diversas visualizações do mesmo projeto para aumentar a clareza
Com campanhas de captação de recursos executadas em mais de 30 países e 20 idiomas, a equipe de captação de recursos on-line da Wikimedia Foundation, organização sem fins lucrativos da Wikipédia, tem de lidar com a sobreposição de prazos e numerosas iniciativas simultâneas. A extração dessa informação exige uma complexa gestão de projetos que atravessa diversos fusos horários. A equipe de captação de recursos on-line costumava administrar esta empreitada gigantesca apenas com planilhas.
“Com a Asana, as pessoas já não ficam perdidas e não precisam perguntar: “Isto ficou para terça?”. Se os planos mudarem de uma hora para outra, a equipe está ciente e tudo fica bem documentado. Não é preciso esperar pela reunião, por uma troca de mensagens. Tudo está bem visível num único lugar.”
Thea Skaff, gerente sênior de campanhas globais para captação de recursos, Wikimedia Foundation
Com o uso da Asana, a criação de cronogramas para as campanhas ficou muito mais fácil. Agora, a equipe tem uma percepção mais precisa dos tempos de execução de cada tipo de campanha e entregável, assim como uma exibição visual muito melhor das dúzias de detalhes que orientam as decisões de planejamento importantes. É possível ver todos os detalhes no formato mais adequado para a equipe, quer seja um calendário, um cronograma, uma lista, ou um quadro.
A melhor visibilidade das tarefas, da propriedade e dos prazos reduziu o estresse e os riscos, melhorou a comunicação e aumentou a capacidade de toda a equipe. Agora, o trabalho em diversos fusos horários já não gera informações desencontradas, uma vez que as equipes conseguem ver todas as campanhas em todos os países e fusos horários a partir de um lugar central: a Asana.
A Parfums Christian Dior usa a Asana para centralizar as informações importantes
Antes da implementação da plataforma Asana, a equipe da Parfums Christian Dior dependia de planilhas complicadas para monitorar o status das informações. Nelas, os dados eram inseridos manualmente e recuperados para envio por e-mail aos principais interessados. Depois, eram reinseridos e atualizados manualmente. Por exemplo, quando um conjunto de imagens publicitárias precisava ser aprovado, os membros da equipe que dependiam dessa aprovação tinham que se lembrar de enviar e-mails para solicitá-la, em ciclos que facilmente poderiam causar atrasos de uma semana.
A equipe de planejamento e processos agora obtém atualizações de status, prazos e comentários dos projetos em um único lugar: a Asana. Não é mais necessário navegar nas planilhas, incomodar os colegas em busca de atualizações ou vasculhar os drives compartilhados em busca de arquivos porque, agora, eles estão vinculados às tarefas Asana correspondentes. A economia de tempo resultou em maior disponibilidade da equipe para o desenvolvimento dos produtos e para a realização do trabalho de que realmente gostam.
“É ótimo ter diversas opções de visualização na Asana: detalhadas para a equipe e de alto nível para que os líderes possam ver todos os projetos da marca ao mesmo tempo.”
Thibault Delavault, gerente de planejamento e processos de marketing, Parfums Christian Dior
Além disso, existe muito mais transparência em toda a organização, o que possibilita que os departamentos trabalhem em sincronia e não isolados. As equipes de operações, por exemplo, agora conseguem visualizar o que está acontecendo no desenvolvimento de fórmulas e a equipe digital sabe o que acontece na área de vendas. É muito mais fácil trabalhar com foco em metas comuns. Ao mesmo tempo, a liderança pode ter um olhar abrangente sobre os negócios.
Aumente a clareza e elimine o isolamento
Com a volta gradual das equipes aos escritórios, após um ano de trabalho remoto, nunca foi tão importante assegurar que todos na sua equipe saibam o que está acontecendo a qualquer momento e em qualquer lugar. Não importa se a sua equipe trabalha presencialmente, à distância ou remotamente, a Asana ajuda a manter a conexão e o alinhamento em todos os departamentos, locais e ferramentas.
