Dicas da Asana: cinco maneiras de trabalhar de qualquer lugar
Julia Martins
March 11th, 2020
Trabalhar à distância pode soar como um desafio, seja quando nos sentimos atraídos pela ideia de trabalhar de qualquer lugar ou quando tentamos conciliar um cronograma de trabalhos remotos para manter a equipe saudável.
A melhor maneira de ter êxito como um trabalhador remoto é assegurando-se de ter todas as ferramentas e informações necessárias para fazer bem o seu trabalho. De empresas 100% remotas, como a InVision e a Adventure Travel Trade Association, a departamentos inteiros que trabalham à distância, como a equipe de engenharia da Make School’s, a Asana pode ajudar você e sua equipe a alcançar os objetivos independentemente de onde estiverem trabalhando.
Conquistar a confiança ao trabalhar à distância
Pode ser difícil nos sentirmos engajados longe do escritório. Os gerentes se preocupam se terão uma percepção suficientemente boa do trabalho que os seus subordinados estão realizando e estes, por sua vez, se preocupam se seus coordenadores conseguirão acompanhar tudo o que eles estão fazendo. A verdade é que todos nós precisamos ter mais visibilidade sobre o trabalho que fazemos.
Quando usam uma ferramenta como a Asana para colaborar, os membros da sua equipe podem facilmente se responsabilizar e ver quem está responsável pelos outros trabalhos, não importa onde estejam. É como um ponto central de referência a que todos podem se conectar de qualquer parte do planeta.
Ter um núcleo colaborativo de referência, como a Asana, ajuda a que todos os integrantes da organização tenham clareza sobre quem está fazendo o quê e quais são os prazos, mesmo quando a equipe colabora à distância.
Vamos ver o caso de Joshua Zerkel como exemplo. Como diretor da comunidade global da Asana, tem o privilégio de conhecer os integrantes da nossa comunidade Asana Together, mas para isso precisa viajar muito a trabalho. Com a Asana, ele pode se manter alinhado e ter claros os projetos em que ele e os demais membros da “Communiteam” estão trabalhando, onde quer que seja. Em entrevista à Remote How, Joshua disse:
“Uma parte essencial para [o trabalho à distância] funcionar bem é ter bem claro o que você e sua equipe estão fazendo… Sem essa coordenação é muito difícil sermos verdadeiramente produtivos.”
Mesmo quando há confiança por toda a equipe, o trabalho à distância pode visto de maneiras diferentes, dependendo da cultura corporativa ou setorial. Por isso, consultamos os membros da Comunidade Asana sobre suas dicas favoritas para trabalhar de qualquer lugar.
5 maneiras de usar a Asana para o trabalho à distância
1. Usar projetos informais para substituir as conversas e trocas de ideias presenciais
Uma das vantagens de trabalhar num escritório são as conversas espontâneas do tipo “vamos trocar uma ideia no bebedouro”, o que é quase impossível de replicar por telefone ou quando nos comunicamos por aplicativos de mensagens. Essa é a razão pela qual Mia Velasco, Embaixadora da Asana, recomenda criar um projeto especial para abrigar esse tipo de conversas, debates de ideias e palavras de momento:
“Eu tenho um projeto de ‘Caixa de entrada’ que reúne os pedidos pontuais ou fora de contexto que recebo dos meus colegas. São aqueles pedidos de ajuda que alguém viria até à minha mesa para fazer, e que estão agora organizados na Asana para eu poder levá-los em conta ao programar o fluxo de trabalho.”
A equipe de Stephanie C., Embaixadora da Asana, dá um passo além dos projetos tipo “Caixa de entrada”. Ela conta:
“Embora os membros da nossa equipe continuem recebendo de outras pessoas os pedidos feitos presencialmente, sempre pedimos que os enviem também pelo formulário para nos ajudar a administrar o volume de trabalho e os prazos da equipe, assegurando ainda que os que não estão presentes fiquem por dentro do assunto.”
2. Manter a equipe em dia com atualizações de status e tópicos para discussão
Se hoje é um desafio para você manter sua equipe a par do seu trabalho, as atualizações de status e tópicos para discussão podem ser a resposta. Com as atualizações de status, você dispõe de uma solução pronta para informar à equipe sobre o progresso do seu projeto. Para se assegurar de que a equipe permaneça alinhada todas as semanas, você pode inclusive definir um lembrete para receber uma notificação da Asana lembrando de atualizar o status todas as sextas-feiras.
As atualizações de status são abrangentes demais? Experimente comunicar mencionando as pessoas ou adicionando-as às tarefas ou projetos a que precisarem ter acesso. Essa é uma forma essencial de se comunicar para a equipe de engenharia da Make School. Ao comentar nas tarefas, a equipe remota de engenharia pode discutir os requisitos e ideias, mesmo quando ainda não há um caminho claro a ser seguido. E ela não está sozinha: o Profissional certificado da Asana Larry Berger usa um truque similar para manter sua equipe bem informada:
“Eu recomendo usar a seção de comentários de uma tarefa de ‘Assuntos diversos’ para as conversas e assuntos pontuais que não precisam de uma tarefa dedicada.”
O Profissional certificado Bastien Siebman diz ainda:
“Os comentários são cruciais. Como não vemos as pessoas frente a frente e, às vezes, não dá tempo de pôr a conversa em dia no intervalo do café, tudo precisa ficar escrito. Não hesite em mencionar os colegas de trabalho nos comentários, porque a Asana talvez seja o único ponto de contato que você terá com a equipe.”
3. Fornecer o contexto com conversas e comentários
Quando trabalhamos à distância, temos que compensar a falta de conversas que não podemos ter pessoalmente. Quer o principal meio de contato com a equipe seja o e-mail, mensagens do Slack, tarefas da Asana ou alguma outra coisa, os trabalhadores remotos precisam encontrar uma maneira de ilustrar o trabalho que fazem e dar o contexto necessário sobre o que estão fazendo.
Com a Asana, isso pode ser feito adicionando um comentário quando concluímos a tarefa para comunicar à equipe as etapas seguintes (como testar a publicação no blog) ou fornecer o contexto necessário para manter a equipe a par do progresso (como ao avisar que um bug conhecido foi finalmente solucionado). Atualize a equipe de vendas sobre o status de uma conta e compartilhe as boas notícias sobre um novo cliente. Dave, membro da Comunidade Asana, acrescenta:
“Uma notificação genérica na caixa de entrada pode se transformar numa percepção mais contextual sobre o que se passa com a equipe… leva apenas alguns segundos para fazer e ajuda a controlar melhor o que a equipe está fazendo.”
4. Indicar onde e quando o trabalho ocorre com os campos personalizados
Os campos personalizados são uma ótima forma de ter ainda mais controle sobre o trabalho, e ajudam os colegas de equipe em qualquer lugar a ter uma rápida noção do que você está fazendo. Os campos personalizados permitem deixar claro quanto tempo uma tarefa deverá levar, especificar a sua prioridade e explicar o volume do trabalho a ser feito.
Se você tem dúvidas sobre a viabilidade de trabalhar à distância, experimente criar um campo personalizado de “Trabalho à distância” e usá-lo nos projetos que poderão ser (ou já foram) realizados remotamente. Em seguida, use os relatórios da busca avançada para ordenar pelo campo de “Trabalho à distância” e mostrar à equipe o que pode ser feito remotamente.
Outra forma prática de usar os campos personalizados é ao determinar como será feita a comunicação entre você e sua equipe. Bastien Siebman, Profissional certificado da Asana que trabalha à distância há vários anos, aconselha:
“É fundamental deixar perfeitamente claro quando e onde vocês se encontrarão. Experimente criar um campo personalizado para o local da reunião e disponibilizar ali o link certo para a videoconferência.”
5. Equilibrar a acessibilidade e a disponibilidade com recursos para indicação de ausência
Um dos maiores desafios de ser um trabalhador à distância é equilibrar o novo cronograma com a sensação de ter que estar “sempre ativo”. Todos nós conhecemos alguém que responde aos e-mails nos fins de semana e verifica as mensagens logo cedo pela manhã — e alguns de nós sentimos que não temos outra escolha senão estar constantemente conectados. No entanto, a invasão do trabalho na nossa vida pessoal pode levar ao esgotamento e a outros efeitos negativos no ambiente de trabalho, a ponto de a Organização Mundial da Saúde ter declarado recentemente que o esgotamento é um “fenômeno ocupacional.”
Ao trabalhar à distância, é imprescindível fazer uma clara distinção entre estar acessível e estar disponível. É importante fazer intervalos e estruturar o seu dia de trabalho independentemente de onde fica o seu escritório. Em relação a isso, o Profissional certificado da Asana Paul Grober recomenda usar o recurso de indicação de ausência da Asana para avisar aos seus colegas que você não responderá imediatamente às mensagens e tarefas. Paul acrescenta ainda:
“Ao trabalhar à distância, esteja sempre acessível, mas não sempre disponível. Resguarde a sua atenção para se concentrar no trabalho. Quando precisar se afastar, use o recurso de ausência da Asana para se mostrar indisponível. Isso ajudará a sua equipe a saber até quando você estará ausente quando precisarem lhe atribuir as tarefas.”
Trabalhar (e prosperar!) em qualquer lugar
O trabalho à distância parece, por vezes, estar além das nossas capacidades, especialmente quando ainda não estamos acostumados. A melhor coisa a fazer é manter abertas as vias de comunicação e colaboração com sua equipe e comunicar-se com frequência, se for necessário. Saiba como a Asana pode ajudar a sua equipe a se manter saudável e conectada, esteja onde estiver.