Dicas da Asana: quatro maneiras de gerenciar prazos curtos e prioridades variáveis

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Todos nós já tivemos um projeto assim. Enquanto lida com prioridades variáveis e prazos curtos, você se pergunta: Será que terminei aquela tarefa? Onde coloquei aquela anotação? Quando devo concluir essa outra tarefa? 

Ninguém gosta da turbulência causada pelos prazos curtos e prioridades variáveis. No entanto, a Asana lhe permite navegar por essas águas traiçoeiras sem ter receio de que as tarefas ficarão para trás. Ao concentrar todo o seu trabalho em um único lugar, você e a sua equipe têm uma forma de acompanhar, executar e gerar relatórios sobre os seus trabalhos com facilidade.

Experimente estas dicas para manter a sintonia da sua equipe, sejam quais forem os seus prazos ou prioridades.

1. Esclareça o que está sendo realizado, e para quando

Na Asana, toda boa tarefa inclui a resposta para esta pergunta: Quem está fazendo o quê, e para quando? Ou seja, cada tarefa deve ter um responsável (“quem”), um título prático (“o quê”) e uma data de conclusão (“quando”). Ao administrar prazos curtos, é fundamental ter em mãos todo o contexto necessário para realizar o trabalho.

Contudo, muitas vezes, a clareza é mais importante do que a data de conclusão. Dependendo da urgência do trabalho, talvez seja necessário incluir ainda um horário de conclusão, ou a sua tarefa talvez possa ser realizada ao longo de um intervalo de datas. Definir os horários de conclusão e as datas de início das tarefas é uma maneira excelente de proporcionar ainda mais clareza, especialmente quando os prazos são curtos. 

Defina um horário de conclusão na Asana para deixar claro quando algo deve acontecer. Por exemplo, além de saber que precisam falar com um cliente potencial hoje, os representantes de vendas precisam saber exatamente qual deverá ser o horário da chamada. 

Às vezes, leva-se mais de um dia para concluir as tarefas. Defina uma data de início para mostrar quanto tempo será necessário para finalizar a tarefa. Por exemplo, digamos que você faça parte de uma equipe de marketing e que esteja trabalhando em uma nova página Web. Essa página precisa ser publicada numa data específica, que é a data de conclusão. Provavelmente haverá subtarefas para a revisão de imagens, revisão de conteúdo e correções de bugs. A definição de uma data de início na tarefa principal ajuda todos os colaboradores a saber quando o trabalho começará, além de saber quais são as expectativas com relação à conclusão.

💡Dica: use as subtarefas para dividir tarefas complexas em partes menores. Com isso se pode registrar cada ação ou atividade. 

2. Identifique as dependências

Uma das coisas mais estressantes ao realizar trabalhos com prazos curtos é quando umas tarefas são dependentes de outras. Você não pode começar a trabalhar enquanto a tarefa anterior não for concluída, mas é importante saber quando isso ocorrerá!

Na Asana, é possível tornar uma tarefa dependente de outra. Com as dependências, você recebe uma notificação na sua Caixa de entrada Asana assim que a tarefa anterior é concluída. E não é só isso, as dependências também podem ser úteis caso o seu projeto tenha muitas prioridades variáveis e datas de conclusão. Se a data de conclusão da tarefa original for alterada ou postergada, você também receberá uma notificação na sua Caixa de entrada, para que possa ajustar o seu trabalho conforme necessário.

💡Dica: use a visualização do Cronograma para ver as dependências entre as tarefas.

3. Compartilhe ou solicite uma atualização sobre o progresso

Ao trabalhar com prazos curtos, o envio frequente de atualizações de status é uma maneira excelente de manter a sua equipe informada, alinhada às prioridades e a par do progresso em relação às suas metas. 

Na Asana, é possível compartilhar uma atualização de status com todos os colaboradores de um projeto. O novo criador de status permite incluir um resumo de alto nível e mostrar se o projeto está em dia, em risco ou em atraso. Além disso, o criador de status facilita a inclusão de uma síntese de todas as tarefas concluídas recentemente, marcos alcançados pela sua equipe ou tarefas atrasadas às quais sejo preciso se dedicar mais. 

💡Dica: quer saber o status de um projeto em que participa? Basta solicitar uma atualização de status na aba Progresso.

4. Assinale as principais prioridades

Todos os projetos têm esses pontos de verificação ou sinalizadores importantes que indicam o andamento do trabalho, o progresso feito até o momento e os pontos de verificação significativos que virão a seguir. Esses são os marcos do seu projeto: a forma mais clara de mostrar à sua equipe se o projeto está em dia. 

É possível criar marcos na Asana para registrar esse trabalho. Pense neles como os pontos de verificação de uma corrida — não monitoram o trabalho que está sendo realizado, mas indicam as etapas fundamentais que foram concluídas em um projeto. Ao lidar com prazos curtos e prioridades variáveis, os marcos são excelentes para informar à sua equipe sempre que etapas fundamentais forem realizadas, atualizadas ou modificadas de alguma forma. 

💡Dica: use a visualização do Cronograma para ver os marcos no cronograma do seu projeto.

Fique a par de tudo com a Asana

Não restam dúvidas de que prazos curtos e prioridades variáveis podem ser estressantes, mas isso não significa que eles devam ser difíceis de gerenciar. Com a ajuda da Asana, você pode criar meios para que a sua equipe realize o melhor trabalho possível, seja qual for o cronograma ou o escopo do seu projeto. Compartilhe a clareza e capacite a sua equipe a dar o melhor de si em qualquer projeto. 

Para ver outras dicas da Asana, confira todas as nossas boas práticas.