Dicas da Asana: quando e como usar as subtarefas

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Para ajudar as equipes a obter o máximo de clareza possível, você já deve ter notado que as tarefas na Asana podem ter somente um responsável. Assim, você sempre sabe exatamente quem está encarregado pelo trabalho — ou, como gostamos de dizer: quem está fazendo o quê, e quais são os prazos.

Mas, muitas vezes, uma tarefa tem inúmeros elementos, ou diversos colaboradores. Você não pode adicionar outro responsável à mesma tarefa, mas pode criar subtarefas. As subtarefas podem ser uma maneira poderosa de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em elementos individuais, sem perder a conexão com o contexto essencial da tarefa principal.

Portanto, seja você um principiante ou um fã de carteirinha das subtarefas, vale a pena conferir estas cinco dicas sobre quando e como usá-las.

O que fazer: usar as subtarefas para dividir as tarefas em elementos individuais…

… em especial, se houver diversos colaboradores, datas de conclusão ou estágios. As subtarefas são uma forma excelente de coletar os elementos individuais de um processo de múltiplas etapas. Na Asana, costumamos usar as subtarefas para registrar processos simples, recorrentes e que incluem múltiplas etapas. 

Por exemplo, ao escrevermos um novo artigo sobre dicas da Asana, criamos uma tarefa para representar o artigo para o blog. Essa tarefa é atribuída a um redator, e a data de conclusão reflete o dia em que o artigo será publicado. Entretanto, são necessários inúmeros participantes — e vários dias — para dar vida a esse artigo. Pode haver subtarefas para elaborar e revisar o texto, criar a imagem do cabeçalho e diagramar a publicação no WordPress. Cada uma dessas subtarefas é atribuída a um proprietário com uma data de conclusão específica, mas todas elas contribuem para o processo principal: escrever um novo artigo sobre dicas da Asana.

💡 Dica: torne as subtarefas dependentes umas das outras para manter os processos fluindo. As subtarefas estão vinculadas à tarefa principal, mas não há nenhuma outra relação entre elas. Criar dependências permite aos colaboradores saber exatamente quando o seu trabalho pode começar.

O que não fazer: criar níveis de subtarefas de mais

Isso pode prejudicar a visibilidade do trabalho. Pode ser tentador criar vários níveis de subtarefas, mas é recomendável não ir além de um único “nível” (pense da seguinte maneira: tarefa principal → subtarefa). Isso pode contribuir para que o escopo das tarefas não fuja do controle. Pergunte-se sempre se uma tarefa ou projeto — e não uma subtarefa — não seriam uma forma melhor de representar o trabalho.

Se você se depara com isso frequentemente, estabeleça convenções com a sua equipe para determinar o que pode ser representado por uma tarefa, e o que extrapola os seus limites. Por exemplo, vocês podem entrar num acordo e estipular que o prazo máximo para concluir uma tarefa seja de uma semana. Caso contrário, a tarefa deve ser dividida em várias outras tarefas. Ou, vocês também podem definir quando uma subtarefa poderá ser promovida — se o trabalho for independente o bastante da tarefa principal, considere criar uma tarefa específica para esse trabalho. Para isso, arraste e solte a subtarefa na visualização de lista.

💡 Dica: se o trabalho adquirir um escopo abrangente, sempre é possível converter uma tarefa em projeto.

O que fazer: realizar reuniões usando as subtarefas 

Isso as deixará mais atuáveis. As melhores reuniões são as que têm pautas claras e cujos participantes estão preparados, possibilitando assim uma sessão de trabalho proativa. Atribua vídeos e leituras prévias a todos os participantes da reunião para assegurar que eles tenham as informações pertinentes em mãos. Compartilhe a pauta da reunião, @mencione os colaboradores ou projetos relevantes e ressalte quais documentos os participantes devem ler antes da reunião.

Então, durante o evento, use as subtarefas para registrar os próximos passos a realizar. Cada subtarefa estará vinculada à pauta da reunião na tarefa principal. Além disso, por contar com um responsável e uma data de conclusão, é mais fácil monitorar as coisas a fazer para que nada fique esquecido.

O que não fazer: querer ver as subtarefas em todas as visualizações de projetos

Isso se aplica também a outros recursos Asana, como Gestão de recursos ou Regras. As subtarefas são indicadas para complementar e apoiar a tarefa principal. Sendo assim, o conjunto principal do trabalho deve ser registrado na tarefa principal. Diferentes das tarefas, as subtarefas não são exibidas no Cronograma nem no Calendário. E, embora seja possível expandir manualmente para mostrá-las na visualização de lista ou de quadro, por padrão, elas não são exibidas nesse tipo de visualização de projeto.

Se for importante visualizar o trabalho representado por subtarefas no Cronograma ou Calendário, ou se também quiser usar a Gestão de recursos e as Regras com as subtarefas, considere converter a tarefa em um projeto, pois isso fará com que as subtarefas se tornem tarefas.

💡 Dica: as subtarefas são exibidas na Caixa de entrada, na Busca avançada e na aba Minhas tarefas.

O que fazer: usar as subtarefas para reunir o feedback

Seja de um determinado participante ou grupo de participantes, uma ótima maneira de usar as subtarefas é pedir para que o responsável leia e forneça feedback na tarefa principal. Você pode incluir anexos, informações ou contexto na tarefa principal, mas para que o feedback traga mais resultados, é necessário atribuir subtarefas individuais a cada revisor ou participante. Mas certifique-se de que os proprietários das subtarefas tenham permissão para ver e editar a tarefa principal.

Por exemplo, imagine que você esteja trabalhando em conjunto com a equipe de RH para elaborar um PDF de apresentação do manifesto de uma nova reunião virtual. A equipe de design acabou de lhe enviar os arquivos finais, mas você precisa aprovar o PDF antes de compartilhá-lo com toda a empresa. As equipes responsáveis pelo RH, espaço de trabalho e design precisão fazer uma verificação para que a aprovação final seja validada. Em vez de criar três tarefas individuais, basta compartilhar o PDF na tarefa principal e, em seguida, criar três subtarefas para cada um dos participantes. Dessa forma, eles têm acesso ao feedback que é compartilhado por outras pessoas, e você pode ver quais revisores ainda estão elaborando o feedback.

💡 Dica: você também pode atribuir cópias com apenas um clique. Passe o cursor do mouse sobre o campo do responsável e clique em Atribuir cópias. Selecione quantos participantes quiser — será atribuída a cada participante uma subtarefa idêntica, com o mesmo título, data de conclusão e descrição de tarefa.

Usar ou não usar as subtarefas, eis a questão

Não se esqueça dessas cinco dicas que podem ajudar a escolher quando criar um projeto, tarefa ou subtarefa. Em caso de dúvida, lembre-se de que as subtarefas são indicadas para complementar e apoiar — e não para substituir — o trabalho fundamental na tarefa principal. As subtarefas são excelentes para dividir o trabalho em elementos individuais, esclarecer em que cada pessoa está trabalhando e fazer avançar o trabalho.  

Para obter outras dicas da Asana, leia as nossas Boas práticas.