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Dicas da Asana: 4 modelos para gerenciar equipes Agile com a Asana

Julia Martins

December 1st, 2020

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Sabia que é possível fazer a gestão de uma equipe ágil com a Asana? Apesar da fama do Agile como metodologia otimizada de gestão de projetos para equipes de produtos, engenharia e desenvolvimento de software, qualquer equipe pode executar processos ágeis com a Asana. Quer a sua equipe utilize quadros Kanban, sprints do Scrum ou outra filosofia Agile, experimente estes modelos para implementar na sua equipe a gestão ágil de projetos com a Asana.

Planejamento de sprints

Os sprints são uma função compartilhada por várias estruturas ágeis, inclusive o Scrum. Em um sprint ágil, a equipe passa um determinado período, geralmente de duas semanas, desenvolvendo um projeto ou trabalho específico. Esse trabalho é extraído de um backlog ou arquivo e é, tradicionalmente, monitorado em uma visualização de quadro estilo Kanban, como os quadros da Asana

O nosso modelo de planejamento de sprints gratuito ajuda a manter toda a equipe estruturada e guiada por uma mesma fonte de referência e clareza. Para usar o nosso modelo de planejamento de sprints: 

  1. Configure um formulário de recebimento de novas solicitações de trabalho e, em seguida, adicione essas tarefas facilmente ao seu modelo de planejamento de sprints. 
  2. Para gerenciar o planejamento da capacidade dos sprints, adicione um campo personalizado numérico referente à duração esperada de cada tarefa.
  3. Promova o avanço automático do trabalho pelos diversos estágios com as regras

Dica: caso faça parte de uma equipe de engenharia ou desenvolvimento de software, experimente o nosso modelo de monitoramento de bugs gratuito.

Reuniões em pé diárias

A maioria das equipes ágeis agenda uma reunião em pé diária para que todos possam compartilhar suas prioridades, debater formas de melhorar e manter-se atualizados com anúncios importantes sobre os projetos. Com o nosso modelo gratuito de reunião em pé diária, a sua equipe pode consultar as notas e criar seguimentos práticos com facilidade.

Antes de configurar o projeto, decida com a sua equipe se preferem criar seções baseadas nos dias da semana ou dedicadas a cada funcionário. 

  • Se a decisão for de criar seções baseadas nos dias da semana, crie uma tarefa dentro de cada seção para cada membro da equipe (por exemplo, “Tópicos do José para a reunião” ou “Tópicos da Bianca para a reunião”) e incentive todos a adicionarem assuntos à tarefa antes da reunião. Use o recurso de @menção para fazer referência a tarefas ou mencionar membros de equipes de outros departamentos. 
  • Se a decisão for de criar uma seção para cada funcionário, incentive os membros da equipe a adicionarem tarefas relevantes do seu projeto de planejamento de sprints ao projeto de reunião em pé diária. Assim, todos poderão contar com essas tarefas como referência durante ou mesmo após a reunião. 

Dica: monitore as notas implementáveis das reuniões com subtarefas.

Retrospectiva de sprint

Uma das partes mais importantes de um sprint é a sua retrospectiva, que ocorre quando a sua equipe se reúne para revisar o que deu certo, o que pode ser melhorado e como continuar a evoluir como equipe de gerenciamento de projetos otimizado. O nosso modelo de retrospectiva de sprint facilita a obtenção de insights que podem ser transformados em ações estruturadas e organizadas. 

Para utilizar este modelo eficazmente: 

  1. Crie seções para quaisquer dúvidas ou comentários relevantes que possam surgir durante a retrospectiva. 
  2. Comece a reunião de retrospectiva de sprint com um tempo reservado para atividades práticas. Incentive cada membro da equipe a adicionar tarefas com comentários sobre o que deu certo, o que pode ser melhorado e qualquer dúvida que possa ter. 
  3. Quando todos tiverem tido a oportunidade de comentar, peça que leiam os comentários uns dos outros e “curtam” os que quiserem debater em grupo. Aguarde alguns minutos até que todos leiam e “curtam” as tarefas antes de debater em grupo.

Dica: ordene cada seção por número de “curtidas”, para que as tarefas mais curtidas apareçam no topo de cada seção.

Feedback do cliente

Um novo recurso, produto ou correção de bug acabou de ser enviado, e agora? Um dos princípios fundamentais das equipes ágeis é o aprimoramento contínuo, mas uma equipe não pode melhorar se não souber o que está ou não dando certo. O feedback do cliente é uma ferramenta inestimável para determinar como a equipe pode continuar melhorando e evoluindo, mas ele precisa conter as informações certas. 

Cut meeting time in half. It's not magic—it's Asana.

Para assegurar que a sua equipe tenha acesso ao nível certo de detalhes, o feedback do cliente pode ser obtido e armazenado com o nosso modelo de feedback do cliente gratuito. Para otimizar os resultados: 

  • Crie um formulário para que os clientes possam enviar o seu feedback e use a ramificação de formulários para certificar-se de que os clientes só respondam a perguntas relevantes. Também é possível integrar as suas ferramentas de feedback do cliente mais importantes, como o Zendesk. Após a integração, crie tarefas automaticamente na Asana a partir de novos tíquetes do Zendesk. 
  • Crie um campo personalizado para monitorar se um feedback em particular requer uma resposta e quem deve ser acionado nesse caso.

Dica: obter o feedback do cliente não significa que algo precisa ser feito em relação a todos os comentários. Crie uma seção para os comentários importantes a respeito dos quais nada será feito por enquanto, para continuar tendo acesso a essas informações como referência no futuro, caso venham a ser necessárias.

Crie em alta velocidade

Para gerenciar uma equipe ágil eficazmente, é necessário contar com uma ferramenta que seja tão rápida, flexível e colaborativa quanto a própria equipe. Quando a equipe dispõe de uma fonte central da verdade, a produtividade aumenta, e os obstáculos diminuem. 

Para mais dicas de como usar a Asana para equipes ágeis, leia o nosso guia.