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Novidade: organize o trabalho em todos os níveis adicionando portfólios a outros portfólios

Ben Watkins

February 16th, 2021

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Apesar de todas as mudanças que ocorreram no local de trabalho no último ano, uma coisa parece não ter mudado: os funcionários ainda gastam 60% do seu tempo organizando-se para poder trabalhar. Isso inclui atividades como pesquisar informações ou procurar atualizações de status, o que toma um tempo que poderia ser aplicado a trabalhos mais relevantes e estratégicos para o sucesso da organização. 

Em 2018, lançamos os Portfólios para ajudar as equipes a reduzirem a organização para o trabalho e ordenarem suas iniciativas estratégicas mais importantes com o gerenciamento de portfólios de projetos. Os portfólios são o centro de controle que cuida das iniciativas mais importantes de uma organização e monitora o seu status. Com o recurso de Portfólios da Asana, é possível acompanhar todas as informações necessárias para gerenciar a sua empresa, da estratégia à execução — e desde um único lugar. 

Cada empresa tem sua própria estrutura organizacional e seu próprio estilo de distribuição de informações. Para ajudar as equipes a transferirem melhor a sua estrutura organizacional para a Asana, agora é possível, além de adicionar projetos, incluir também portfólios dentro de outros portfólios. Monitore o trabalho no nível adequado e a qualquer momento!

Registre e visualize o trabalho no nível certo

Incluir portfólios dentro de portfólios permite organizar e navegar melhor pelos trabalhos na Asana. Com flexibilidade para organizar projetos e portfólios lado a lado, você se assegura de que todos os participantes possam visualizar o trabalho no nível adequado sem se perderem pelo caminho.

As várias camadas de organização aumentam a visibilidade multissetorial e facilitam o monitoramento e a comunicação sobre o trabalho entre os membros da equipe. Aqui está um exemplo de como membros de diferentes níveis da organização podem usar os projetos e portfólios: 

  • Colaboradores individuais, que geralmente trabalham a partir de projetos, podem obter um contexto mais abrangente do seu trabalho por meio dos portfólios.
  • Líderes de equipes e gerentes de projeto podem coordenar trabalhos que envolvam múltiplos projetos num mesmo portfólio. Ali, podem ver o status dos projetos e clicar nestes para obter mais informações.
  • Chefes de departamento podem criar um portfólio que contenha quaisquer portfólios ou projetos relevantes da equipe. Eles podem obter uma visão abrangente do status de iniciativas de múltiplos departamentos e desenvolver um panorama unificado que mostre se o departamento está dentro do prazo, em risco ou atrasado em relação aos objetivos principais para o trimestre.
  • Líderes executivos podem reunir os portfólios de todos os seus subordinados diretos num só lugar para assegurar-se de que o trabalho da organização como um todo esteja avançando de acordo com os planos.

Dica: assim como ocorre ao adicionar tarefas a vários projetos, é possível adicionar um portfólio a diversos portfólios. Isso ajuda a reduzir a duplicação do trabalho. 

Quatro formas de usar os Portfólios para registrar e organizar o trabalho eficazmente 

A possibilidade de adicionar portfólios a outros portfólios permite obter uma visão geral intuitiva, explorável e personalizável do trabalho. Centralize as informações no nível adequado, para que os participantes possam encontrar os trabalhos no âmbito que fizer mais sentido para eles.

Aqui estão quatro exemplos de como centralizar as informações e criar sistemas organizacionais flexíveis com facilidade:

“Para monitorar o progresso em vários lugares, preciso duplicar o trabalho manualmente”

Nos departamentos matriciais, é necessário conceder visibilidade a diversos líderes sobre o progresso do trabalho de acordo com o respectivo nível hierárquico ou funcional. Em vez de duplicar o trabalho, agora é possível colocar todos os trabalhos relevantes no portfólio que fizer mais sentido para todos, sem interromper o fluxo de trabalho de outras pessoas.

Imagine que você criou um portfólio para a campanha de marketing de marca de um novo cliente. Os trabalhos dessa iniciativa precisam ser monitorados no portfólio de marketing do cliente, que é gerenciando pelo departamento de sucesso do cliente. Porém, para aumentar a visibilidade, você também quer incluí-los no portfólio da equipe de marca. Em vez de duplicar os trabalhos, o portfólio da campanha de marketing de marca do cliente pode ser adicionado tanto ao portfólio de marketing do cliente quanto ao portfólio da equipe de marca. Assim, os líderes desses dois departamentos podem acompanhar os trabalhos sem precisar interferir no sistema organizacional uns dos outros. 

“Como chefe de departamento, preciso poder contar com a visão mais abrangente possível”

No caso de uma organização mais tradicional ou hierárquica, os portfólios podem ser usados para criar quantas camadas forem necessárias para o trabalho. Dessa forma, os membros da equipe podem aprofundar-se ou afastar-se para ter uma melhor compreensão de como o trabalho que estão analisando se encaixa no quadro geral.

Por exemplo, suponhamos que você lidere o marketing de receita do departamento de vendas da sua organização e precise saber, de um ponto de vista abrangente, se as suas equipes de vendas estão progredindo bem. O líder de cada equipe de vendas (por exemplo, líderes das equipes de pequenas e médias empresas, mercado intermediário e Enterprise) conta com o seu próprio portfólio para monitorar o trabalho de sua respectiva equipe. Em vez de consultar os diversos portfólios todos os dias ou uma vez por semana para obter um relatório atualizado do progresso, você pode agora criar um portfólio de vendas “mestre” que inclua os portfólios de cada uma das equipes. Se algo sair dos trilhos, basta clicar no portfólio da divisão com problemas para saber mais e ajudá-la a voltar ao caminho certo.

“Quero reunir todas as nossas iniciativas importantes no mesmo lugar”

Caso tenha poucas ou só uma camada de gerenciamento, você também pode usar os portfólios para organizar fluxos separados de trabalho dentro de um portfólio que abranja todas as iniciativas da sua organização. Os portfólios podem conter centenas de projetos, portanto, organize-os à vontade! 

Digamos que você seja o diretor executivo de uma startup. Fora os grupos de trabalho e iniciativas multissetoriais, a sua organização é unidimensional. Porém, como diretor executivo, é imprescindível que você disponha de uma forma de ver o que todos estão fazendo. Quando se cria um portfólio central com os projetos ou portfólios de cada iniciativa, passa-se a contar com um ponto central de referência sobre todos os trabalhos importantes da organização. 

“Quero consolidar informações e projetos pessoais”

Assim como nos projetos, também é possível definir permissões de privacidade para os portfólios. Coloque os projetos e portfólios ativos que acessa com frequência no mesmo lugar, consolidando as informações que deseja consultar frequentemente, ou crie portfólios para compartilhar com um grupo reduzido de pessoas sobre projetos específicos. 

Gerencie e navegue pelo trabalho da sua organização com os Portfólios

Independentemente de como utilize a Asana, com os Portfólios, você pode monitorar diversas iniciativas e gerar relatórios rapidamente sobre a integridade e o desempenho da sua organização. Ao criar múltiplas camadas de organização, você consegue visualizar os diferentes níveis do trabalho, aprofundar-se no que estiver em risco e remover detalhes irrelevantes que possam tirar a sua atenção do panorama completo. 

Os Portfólios estão disponíveis para todos os clientes Asana Business e Enterprise. Gostaria de experimentá-los? Inscreva-se para uma avaliação gratuita do Business e comece hoje mesmo!