ビデオ会議の疲れを解消する方法: お客様から聞いた 7 つのコツ
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リモートワークへの移行が始まったとき、Asana も多くの企業と同じようにチームメイトとつながる手段としてビデオ会議を奨励しました。ビデオ会議でつながることには多くのメリットがある一方で、長期的なリモートワークでは長時間におよぶビデオ通話に関連して起こる疲労が表面化しています。
世界中の企業が過度なビデオ会議を行わずに、メンバーとのつながりを最大限確保している方法を知るため、Asana のお客様にリモートで働きながらエネルギーを維持している方法について尋ねました。リモートで働き、ビデオチャットを行い、そうしながらも疲労を回避する方法についてお聞きしましたので、とっておきのヒントとコツをご紹介します。
ビデオ会議のルールをチーム内で一致させる
“Car Next Door では、コミュニケーション、プロジェクトの実行、会議の実施に関するベストプラクティスについて、すべてのチームメンバーの意見を基に作成した憲章を使用しています。憲章には以下のようなルールが含まれます。
- 会議が必要なのか、それとも Asana のようなツールで行うオンラインコラボレーションで十分なのかを検討する。
- 可能な限り会議を 25 分に制限し、メンバー全員が会議のアクションアイテムを確認できるようにしてある事前作成済みの議題から脱線しないようにする。
- 会議に参加する必要がないと感じるときは、一言断って会議への参加を辞退する。
- 会議を始める前に参加者が関連文書を用意したり、目を通すのに十分な時間を確保できるよう、会議は少なくとも開始の 24 時間前に予定する。
憲章を作成すれば、会議が順調に進まないときに参照する全員一致の拠り所のようなものとして使用できるほか、バーチャル会議を改善するためにチームメンバーが提案を共有する場としても活用できます。”—Marty Newkirk 氏、Car Next Door、プロダクトマネージャー
ビデオ通話は必要でない限り実施しない
“私たちはビデオ通話による疲労を抑えるため、Asana を使ったコミュニケーションを積極的にチームメンバーに勧めています。これにより、2 つのことが保証されます。1) メンバーの時間がたくさん無駄になる不要な会議の実施を避けられる。2) さまざまなプロジェクトにおけるすべての進捗やコミュニケーションを、メンバー全員が確認できる場所でオープンに追跡できる。”—Jeremy Boudinet 氏、Nextiva、マーケティングマネージャー
非同期的な更新を行って関係者の足並みを揃える
“さっと Zoom 会議を行うことが必要なときはありますが、そうでないときもあります。Asana のようなツールは非同期的な更新を行うのに最適です。ステータス更新を使えば、関係者はプロジェクトが順調なのか、リスクありなのか、それとも要対応なのかがわかりますし、特定のメンバーによるタスクのレビューや承認が必要なときは、そのタスクの中でそのメンバーを @メンションすれば、本人にそれを知らせることができます。または、新規メールキャンペーンやソーシャル投稿などのリクエストに対して自動的にタスクを作成するフォームを作成することもできます。Asana はこのような状況ではまさに必須のツールです。”—Whitney Rudeseal Peet 氏、Litmus、デジタルマーケティングスペシャリスト
わざわざ会議を開かずに、簡潔なビデオや画像などを共有する
“Asana タスクの 1 つ 1 つにプロジェクトの詳細を入力するのは効率が悪いので、代わりに、重要な情報を扱うタスクにはスクリーンの録画データ、スクリーンショット、GIF などを添付するようにしました。CloudApp で作成した動画やスクリーンショットを Asana タスクに組み合わせることで、コンテキストの内容が深まり、それまで必要として繰り返し行っていた会議の数を減らすことができます。弊社では、Asana と CloudApp をペアにした生産性ツールキットが大活躍しています。”—Joe Martin 氏、CloudApp、マーケティング部門 GM 兼 VP
会議はできるだけ短くする
“私たちは忙しく、ダイナミックで、たくさんの仕事を抱えたチームなので、私はそれに配慮したいと考えています。私たちは、毎日の進捗確認を意図的に 15 分までと短くし、Zoom や Google Meet による疲労を最小限に抑えています。進捗確認は毎日同じ時間に行っています。この新しいルーチンを導入したことにより、メンバー全員が一緒に会議に参加するため、それ以外の小会議を開く必要性も最小限に抑えられています。リモートでは困難なことですが、メンバー全員の足並みを揃え、さらに全員が ‘実情を把握している’ という実感を持てるようにすることも意図しています。”—Kenah Cooper 氏、Gorjana、マーケティングディレクター
スピーカービューを使って対面での会話を再現してみる
“あらゆる人間同士の対話で言えることですが、話し手に注目することは大切なことです。たくさんの顔を眺めていると、意外に疲れる (そしてマペットショーのワンシーンのように見え始める) ものですが、‘スピーカービュー’ に切り替えると、話している人とその人の話の内容にしっかりと集中できます。”—Ed Fox 氏、Whale and Dolphin Conservation、マーケティング部長兼コミュニケーション部長
仕事モードをオフにして、芸術的なアクティビティに没頭する時間を設ける
“絶え間なく続くビデオ通話にイライラするときは、わずか数分でもいいのでデスクから離れ、仕事モードをオフにする時間を設けることが大切です。SFMOMA では、仕事モードをオフにするためのツールボックスを制作しており、リラックスしよう、息抜きをしよう、または自分だけの時間を設けようという気持ちにさせてくれるコンテンツが揃っています。自宅でできる芸術的なアクティビティや、ベイエリアで人々に愛される歴史的建造物について熟考すること、地元の風景や自然環境に思いをはせることなどが含まれています。” – SFMOMA チーム。SFMOMA のチームが制作するクリエイティブ環境やコンテンツへのアクセスを従業員に提供することをお考えの方は、同社のコーポレートエンゲージメントプログラムについてお読みください。
会議を減らして、フローを増やす
Asana の会議の議題テンプレートを使用すれば、ミーティングを準備し、アクションアイテムを取り込み、決断を下すといったことを非同期的に行えます。会議の議題プロジェクトを事前にチームと共有すれば、参加する会議の数と時間を減らせます。
チームが Asana をリモートワークに活用できる方法の詳細については、リモートリソースガイドをご覧いただくか、Asana を今すぐ無料でお試しください。
