Nouveau : ajoutez des portefeuilles à des portefeuilles pour refléter avec fidélité tous les niveaux de votre organisation

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Nos environnements de travail se sont vus bousculés l’année passée. Toutefois, un élément n’a pas changé : les employés consacrent toujours 60 % de leur temps au « work about work ». Ces activités, comme la recherche d’informations ou les mises à jour de statut, sont particulièrement chronophages et vous empêchent de vous concentrer sur les tâches importantes et stratégiques qui font avancer votre organisation.

En 2018, nous avons lancé la fonctionnalité Portefeuilles pour aider les équipes à réduire ce « work about work » et à organiser leurs initiatives stratégiques essentielles grâce à la gestion de portefeuille de projets. Les portefeuilles sont le centre de contrôle des initiatives clés de votre organisation et vous informe du statut de ces dernières. Les Portefeuilles Asana vous permettent de centraliser et suivre toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise, de la stratégie à l’exécution.

Chaque entreprise dispose de sa propre structure organisationnelle et de sa propre manière de diffuser les informations. Pour aider les équipes à mieux appréhender leur structure sur Asana, vous pouvez désormais ajouter des portefeuilles à d’autres portefeuilles et plus seulement des projets. Suivez le travail à tous les niveaux, en tout temps.

Rassembler et visualiser le travail à la bonne échelle

Ajouter des portefeuilles aux portefeuilles est la solution idéale pour accéder plus facilement à vos activités sur Asana et mieux les organiser. Cette nouvelle fonctionnalité vous offre une grande flexibilité et vous permet de placer projets et portefeuilles côte à côte : vous êtes sûr que chaque partie prenante visualise le travail en cours à l’échelle qui lui convient, sans se perdre dans les détails.

Vous pouvez ainsi créer plusieurs niveaux d’organisation de façon à augmenter la visibilité interfonctionnelle et permettre aux membres de l’équipe de suivre et de communiquer facilement à propos des tâches en cours. Voici quelques cas d’utilisation des projets et portefeuilles, à différents niveaux de l’organisation :

• Les collaborateurs individuels peuvent coordonner les activités des différents projets sur lesquels ils travaillent au sein d’un même portefeuille.
• Pour les chefs d’équipe et chefs de projet, il est possible de relier les activités de plusieurs projets au sein d’un même portefeuille. Au niveau du portefeuille, ils visualisent l’état d’avancement des projets et peuvent accéder à ces derniers en un clic pour en savoir plus si nécessaire.
• Les chefs de service sont en mesure de créer un portefeuille qui rassemble tous les portefeuilles ou projets pertinents d’une équipe. Ils obtiennent ainsi une vue d’ensemble de la progression des différentes initiatives menées au sein du service et peuvent procéder à un état des lieux de la situation : quels sont les projets en bonne voie, qui présentent des risques ou sont en retard par rapport aux principaux objectifs fixés pour le trimestre.
• Les hauts dirigeants peuvent centraliser tous les portefeuilles de leurs subordonnés directs pour s’assurer que l’ensemble des activités est sur les rails à l’échelle de l’organisation.

💡Astuce : vous le savez, vous pouvez ajouter une même tâche à plusieurs projets. Sur le même principe, n’hésitez pas à ajouter un portefeuille à plusieurs portefeuilles pour limiter le travail en double.

4 façons d’utiliser les portefeuilles pour rassembler et organiser efficacement votre travail

Ajouter des portefeuilles aux portefeuilles est idéal pour obtenir une vue d’ensemble intuitive, accessible et personnalisable de vos activités. Centralisez les informations au bon niveau pour que les parties prenantes puissent visualiser le travail à l’échelle qui leur convient le mieux.

Voici quatre exemples pour mieux comprendre comment centraliser vos informations et créer facilement des systèmes flexibles au sein de votre organisation :

« Pour suivre la progression du travail à plusieurs endroits, je dois effectuer des tâches redondantes »

Si vous travaillez au sein d’une organisation ayant adopté une structure matricielle, assurez-vous que les différents responsables sont en mesure de visualiser l’avancement du travail en fonction de la logique adoptée (verticale ou fonctionnelle). Toutefois, inutile d’effectuer les tâches en double : désormais, rassemblez toutes les activités pertinentes dans le portefeuille qui convient le mieux à tous (vos supérieurs et vous-même), sans perturber le travail de vos collègues.

Prenons un exemple : vous avez créé un portefeuille à l’occasion d’une nouvelle campagne marketing client. Les différentes activités menées dans le cadre de cette initiative doivent être suivies dans le portefeuille dédié à cette activité, géré par le service de la réussite client. Cela dit, vous souhaitez également intégrer votre travail au portefeuille de l’équipe chargée du marketing de marque pour plus de visibilité. Ajoutez le portefeuille de la campagne marketing client au portefeuille marketing client, mais aussi au portefeuille marketing de marque. Vous évitez ainsi les tâches redondantes et les responsables de ces deux services peuvent chacun garder un œil sur l’évolution du travail, sans gêner la logique organisationnelle de l’autre.

« En tant que chef de service, il me faut un aperçu global des activités menées »

Vous faites partie d’une organisation plus traditionnelle ou qui repose sur une structure hiérarchique ? Le cas échéant, n’hésitez pas à vous servir des portefeuilles pour créer autant de niveaux de travail que nécessaire. Ainsi, les membres de votre équipe peuvent entrer dans les détails ou au contraire prendre du recul sur leurs activités pour mieux comprendre la façon dont elles s’inscrivent dans une vision plus large.

Imaginons que vous êtes directeur des revenus marketing au sein du service des ventes de votre entreprise. Vous voulez savoir si, à large échelle, vos équipes commerciales sont ou non sur la bonne voie. Chaque chef d’équipe (ex. : PME, marchés intermédiaires ou grands comptes) dispose de son propre portefeuille afin de suivre les activités de son équipe. Au lieu de parcourir chaque portefeuille au quotidien dans le but d’obtenir un rapport d’avancement actualisé, il lui suffit désormais de créer un portefeuille de vente principal : ce dernier regroupe le portefeuille propre à chacune des équipes. En cas de retard, accédez au portefeuille de la division concernée pour en savoir plus et aidez-la à remettre son projet sur les rails.

« J’aimerais rassembler toutes nos initiatives importantes au même endroit. »

Si vous n’avez pas défini de niveaux de gestion différents ou que ces derniers sont limités, les portefeuilles peuvent également vous aider à organiser des projets distincts au sein d’un portefeuille plus large regroupant toutes les initiatives de votre organisation. N’oubliez pas que les portefeuilles peuvent accueillir des centaines de projets : sentez-vous libre d’organiser ces derniers comme bon vous semble.

Vous êtes PDG d’une start-up. Outre des groupes de travail interfonctionnels et des initiatives transversales, la structure de votre organisation est plate. En tant que PDG, vous devez néanmoins disposer d’un moyen de visualiser ce sur quoi vos subordonnés travaillent. Pour ce faire, créez un portefeuille principal qui centralise l’ensemble des projets ou portefeuilles d’initiatives. Vous disposerez ainsi d’une source unique de référence rassemblant toutes les activités clés de votre start-up.

« Je souhaite centraliser mes projets personnels et toutes les autres informations utiles »

Comme pour les projets, vous pouvez créer des portefeuilles privés et définir des autorisations pour préciser quels utilisateurs peuvent y accéder. Vous êtes ainsi en mesure de regrouper les projets et portefeuilles actifs que vous consultez régulièrement, de centraliser les informations auxquelles vous souhaitez fréquemment accéder ou même de créer des portefeuilles à partager avec un petit groupe de personnes seulement, pour des projets particuliers.

Gérez et parcourez les activités de votre organisation grâce aux Portefeuilles Asana

Quelle que soit la manière dont vous utilisez Asana, les Portefeuilles constituent la solution idéale pour suivre plusieurs initiatives à la fois et rendre compte rapidement de l’état de santé de votre organisation. Créer plusieurs niveaux d’organisation est très utile pour visualiser les différents niveaux de travail, accéder aux détails des tâches qui nécessitent une attention particulière et obtenir une vue d’ensemble claire de vos activités, sans que votre esprit se retrouve submergé d’informations superflues.

Les Portefeuilles sont disponibles pour tous les clients Asana Business et Enterprise. Vous souhaitez tester notre fonctionnalité ? Inscrivez-vous et profitez d’un essai Business gratuit sans plus attendre.