Ahora disponible: Gestión de recursos con esfuerzo y capacidad

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Mientras los buenos líderes se aseguran que el trabajo sea entregado a tiempo, los grandes líderes empoderan a los miembros de sus equipos a generar un impacto sin sufrir agotamiento. No obstante, para la mayoría de los gerentes, evitar el desgaste en los equipos es un verdadero desafío. 

En mayo, la Organización Mundial de la Salud reconoció al desgaste como un fenómeno ocupacional. En un estudio reciente sobre nuevas tendencias en el mercado laboral realizado por Asana & 4Media en más de 6000 trabajadores capacitados, el 82% de los encuestados manifiesta que ha experimentado el desgaste laboral y el 42% cree que la moral del personal es baja a causa del excesivo trabajo. Y aunque los líderes están tomando medidas para equilibrar la distribución del trabajo, las herramientas que utilizan, hojas de cálculo, planillas horarias e incluso reuniones presenciales, no están funcionando. 

Para abordar este problema, desarrollamos la Gestión de recursos hace unos meses para que los clientes como tú puedan tener visibilidad en la capacidad del equipo y habilidad para planificar y reequilibrar el trabajo con facilidad. Desde entonces, nuestro equipo de producto ha estado dedicado al desarrollo de funciones adicionales para que puedas monitorear y gestionar la disponibilidad de tu equipo de manera más eficaz. 

Hoy estamos felices de lanzar la Gestión de recursos con esfuerzo para brindarte mayor información sobre la capacidad de tu equipo para que puedas tomar mejores decisiones acerca de quién trabaja en qué y cuándo.

“La Gestión de recursos nos ayuda a monitorear las solicitudes de la empresa que llegan a nuestro equipo para asegurarnos que nadie reciba solicitudes ad hoc demás.”

 Zak Ahmad, Analista senior, Outreach

Lo nuevo de la Gestión de recursos: esfuerzo y capacidad individual 

Con la Gestión de recursos, obtienes visibilidad de lo que sucede en los proyectos con tan sólo una vista única y puedes fácilmente reasignar o reprogramar tareas en la medida en que las necesidades de la empresa cambien. Ahora con esfuerzo, puedes darle importancia a tus tareas, como horas y puntos, en base a cualquier campo numérico personalizado en Asana para entender mejor cuánto trabajo tiene exactamente cada uno en su placa. 

Para asegurarte que nadie en tu equipo esté sobrecargado, también puedes establecer límites de capacidades para miembros individuales del equipo. Cuando el trabajo asignado excede la capacidad para una determinada semana, verás una barra roja en la Gestión de recursos que te permite saber que tienen demasiado trabajo. 

Formas de usar el esfuerzo y la capacidad en la Gestión de recursos 

Cada equipo es único y tiene formas propias de trabajar en conjunto. Por eso mismo desarrollamos funciones flexibles en la Gestión de recursos para que puedas elegir sin problemas la mejor forma de medir el esfuerzo y la capacidad, ya sea en horas, puntos o cualquier otro valor que tenga sentido para tu equipo. Aquí tienes algunos ejemplos: 

• Esfuerzo basado en horas: si lideras un equipo creativo, sabes que no todas las solicitudes creativas son creadas de la misma forma. Pero ¿cómo determinas el alcance del trabajo creativo de una tarea en comparación con otra? Agrega esfuerzo basado en horas a tus tareas para que tú y tu equipo puedan dimensionar el tamaño real de un proyecto. Por ejemplo, un libro electrónico de 15 páginas puede llevar 40 horas de diseño, mientras que la imagen de un artículo tan sólo 4 horas de esfuerzo. 

• Esfuerzo basado en puntos: para los equipos de producto que delegan el trabajo basado en puntos, la Gestión de recursos te permite ver a simple vista cuántos puntos han obtenido los miembros del equipo. Además puedes ver las tareas sin programar y asignárselas directamente desde la Gestión de recursos a individuos que tengan más capacidad. Funciona genial para equipos que usan un flujo de trabajo ágil.  

“Al poder ver las tareas de los miembros del equipo creativo, puedo fácilmente detectar los problemas en la disponibilidad para negociar las fechas límites y, de ser necesario, justificar la suma de recursos.”

Jenny Williams, Directora de tráfico de marketing, Panera Bread

Cómo usar la Gestión de recursos con tu equipo 

A partir de hoy, la Gestión de recursos con esfuerzo está disponible para todos los clientes de Asana Business y Enterprise. Para agregar esfuerzo, tan sólo sigue estos pasos:

1. Desde la pestaña de la Gestión de recursos en cualquier Portafolio, haz clic en Agregar esfuerzo. 
2. Elige un campo personalizado global ya existente de la biblioteca de tu organización o crea un nuevo campo personalizado para agregar todos los proyectos en el Portafolio.
3. Para establecer la capacidad de los individuos, haz clic en el campo personalizado que has agregado y selecciona de la lista Establecer capacidad. Luego ingresa un número para establecer un máximo por semana.
4. Agrega esfuerzo directamente desde la Gestión de recursos al seleccionar una tarea. El esfuerzo se actualizará automáticamente cuando cambias el campo personalizado en un proyecto o en Mis tareas.

Consejo de Asana: para obtener una visión más precisa del esfuerzo, agrega fechas de inicio y entrega a tus tareas.

Para instrucciones detalladas en cuanto al uso de la Gestión de recursos con esfuerzo, consulta nuestro artículo en la Guía. 

Mantén a tu equipo en equilibrio con la Gestión de recursos

Los equipos son más eficientes y eficaces cuando todos están trabajando con la cantidad correcta de las prioridades correctas en el momento correcto. Con la Gestión de recursos y los Portafolios, tienes un conjunto completo de funciones al alcance de tu mano para planificar, monitorear y gestionar el trabajo de todos los proyectos en un solo lugar. Si ya eres un cliente de Asana Business, puedes hoy mismo comenzar a usar la Gestión de recursos con esfuerzo. Si no tienes el plan Business y quisieras más información, regístrate para una prueba gratuita de Asana Business o comunícate con nuestro equipo de ventas.

Metodología de investigación: este informe se basa en la encuesta a 6018 trabajadores capacitados en el Reino Unido, Estados Unidos, Australia y Nueva Zelanda; lo que comprende 2404 trabajadores del Reino Unido, 2410 trabajadores de los Estados Unidos y 1204 de Australia/Nueva Zelanda. La encuesta estuvo dirigida a diferentes industrias, categorías de trabajo y edades. Fue llevada a cabo por 4media en nombre de Asana en junio de 2019.