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Cómo superar la fatiga provocada por las videoconferencias: 7 consejos de nuestros clientes

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Al comienzo de nuestra transición al trabajo remoto, como muchas otras compañías, Asana alentó el uso de las videoconferencias como una forma de conectarse con los compañeros de equipo. Y si bien la conexión por video tiene muchas ventajas, el trabajo remoto prolongado también está sacando a la luz la existencia de la fatiga asociada con pasar grandes cantidades de tiempo en videollamadas.

Para saber de qué manera las empresas de todo el mundo están maximizando la conexión sin sobrecargar a sus empleados con videoconferencias, les preguntamos a los clientes de Asana cómo mantienen su energía mientras trabajan de forma remota. Estos son sus principales consejos y trucos sobre cómo trabajar de forma remota, conversar por video y evitar la fatiga al hacerlo. 

Pónganse de acuerdo como equipo en cuanto a las reglas de la videoconferencia

“En Car Next Door tenemos unas Reglas que hemos creado con aportes de todos los miembros del equipo con respecto a las mejores prácticas a la hora de comunicarse, ejecutar proyectos y organizar reuniones. Estas son algunas de nuestras Reglas: 

  • Considera si es necesaria una reunión o si la colaboración en línea con herramientas como Asana es suficiente.
  • En la medida de lo posible, limita las reuniones a 25 minutos y sigue una agenda preparada donde todos puedan acceder a las acciones pendientes de la reunión.
  • Discúlpate de forma educada si no crees que sea necesario que asistas a la reunión.
  • Programa una reunión con al menos 24 horas de anticipación para que los participantes tengan tiempo de preparar y leer los documentos relevantes antes del comienzo de la reunión.

Tener Reglas vigentes nos permite hacer referencia a algo que todos hemos aceptado en caso de que las reuniones no estén funcionando bien y brinda a los miembros del equipo una oportunidad para hacer sugerencias sobre cómo podemos mejorar nuestras reuniones virtuales”. —Marty Newkirk, gerente de Producto en Car Next Door

No realices una videollamada a menos que sea necesario

“Para combatir la fatiga provocada por las videollamadas, alentamos de manera proactiva a los miembros de nuestro equipo a comunicarse en Asana. Esto garantiza dos cosas: 1) evitamos reuniones innecesarias que ocupan mucho del tiempo de las personas; y 2) hacemos un seguimiento de todo nuestro progreso y de nuestras comunicaciones en varios proyectos de manera abierta donde todos pueden verlos”. —Jeremy Boudinet, gerente de Marketing en Nextiva

Usa actualizaciones asincrónicas para mantener a los participantes alineados

“A veces, es realmente necesario hacer una rápida llamada por Zoom, pero a veces no lo es. Las herramientas como Asana son perfectas para enviar actualizaciones asincrónicas. Usa las actualizaciones de estado para que los participantes sepan si un proyecto está en curso, en riesgo o retrasado. Si cierto miembro del equipo necesita revisar o aprobar una tarea, @menciónalo en la misma para que esté al tanto. O bien, puedes crear formularios que creen tareas automáticamente para solicitudes como una nueva campaña de email o una publicación en redes sociales. Asana es imprescindible en situaciones como estas”. —Whitney Rudeseal Peet, especialista en Marketing Digital en Litmus

Comparte videos cortos y otras imágenes, en lugar de realizar una reunión

“Notamos que escribir los detalles del proyecto en cada tarea de Asana no era tan eficiente como nos gustaría que fuera. En cambio, comenzamos a adjuntar a las tareas grabaciones de pantalla, capturas de pantalla e incluso GIF que incluían información integral. Descubrimos que el hecho de combinar las tareas de Asana con los videos y las capturas de pantalla que creamos con CloudApp proporcionaban un nivel adicional de contexto y redujo la cantidad de reuniones que necesitábamos. Nos encanta tener a Asana combinada con CloudApp en nuestro kit de herramientas de productividad”. —Joe Martin, gerente general y vicepresidente de Marketing en CloudApp 

Haz que las reuniones sean lo más cortas posible

“Somos un equipo dinámico, que se mueve rápido y tenemos mucho trabajo por hacer, y quiero respetar eso. Hemos minimizado la fatiga causada por Zoom y Google Meet al realizar breves reuniones de seguimiento diarias de 15 minutos. Estas reuniones se realizan todos los días a la misma hora. Esta nueva rutina minimiza la necesidad de realizar otras reuniones paralelas, ya que estamos todos juntos en la reunión. También tiene el propósito de mantener a todos alineados y que sientan que están al tanto de lo que sucede, lo cual es difícil cuando todos interactuamos de manera virtual”. —Kenah Cooper, directora de Marketing en Gorjana

Prueba la vista de orador para recrear una conversación cara a cara

“Como en cualquier interacción humana, es importante centrarse en la persona que habla. Mirar fijamente una pared de caras durante largos períodos de tiempo es sorprendentemente agotador (¡y puede comenzar a parecerse a una escena del Show de los Muppets!), pero si cambias a la ‘vista de orador’ esto te permitirá centrarte adecuadamente en la persona que habla y en lo que en realidad está diciendo”. —Ed Fox, director de Marketing y Comunicación en Whale and Dolphin Conservation

Tómate un momento para desconectarte y sumergirte en una actividad artística

“Cuando te encuentras plagado de un flujo incesante de videollamadas, es importante tomarte un tiempo, incluso si son unos momentos, para alejarte y desconectarte. Aquí en el Museo de Arte Moderno de San Francisco (SFMOMA), hemos creado una caja de herramientas para la desconexión: una selección de contenido que puede inspirarte a relajarte, desconectarte y tomarte un momento para ti. Incluye actividades artísticas que puedes hacer en casa, reflexiones sobre los adorados monumentos reales y palpables que se encuentran en el Área de la Bahía y reflexiones sobre nuestros paisajes locales y el entorno natural”. —El equipo de SFMOMA. Para proporcionar acceso a tus empleados a su entorno y contenido creativos, descubre más sobre su programa de Compromiso corporativo.

Información de la imagen: Muro vivo del SFMOMA; fotografía: Don Ross

Menos reuniones, más flujo

Con la plantilla de agenda de reuniones de Asana, puedes prepararte para las reuniones, capturar acciones pendientes y tomar decisiones de forma asincrónica. Comparte tu proyecto de agenda de reuniones con tu equipo de antemano y reduce la cantidad y la duración de las reuniones en las que necesitas estar presente. 

Obtén más información sobre la manera en que Asana puede ayudar a tu equipo a trabajar de forma remota con nuestra Guía de recursos remotos o pruébala gratis hoy mismo para verlo con tus propios ojos. 

Special thanks to Car Next Door, CloudApp, Gorjana, Litmus, Nextiva, SFMOMA, Whale and Dolphin Conservation

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