7 consejos de Shopify para impulsar la adopción de Asana en tu equipo
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De acuerdo con el Índice de la anatomía del trabajo 2021, los trabajadores del conocimiento de hoy en día dedican alrededor del 60 % de su tiempo a los “pormenores del trabajo”, como tener reuniones innecesarias, verificar el estado de la situación y buscar información. Incluso antes del trabajo remoto, en Estados Unidos, la empresa grande promedio perdía $45 millones en productividad cada año debido al intercambio ineficiente de la información.
Pero lograr que las personas cambien su forma de trabajar es realmente difícil, incluso si el proceso actual es tedioso y requiere mucho tiempo. Recientemente, organizamos un webinar con Katie Laliberte, analista sénior de Seguridad Plus en Shopify, para conocer cómo ha implementado e impulsado con éxito la adopción de Asana en varios equipos de su organización.
Cada vez que Katie ha implementado Asana en un equipo nuevo, ya sea en los departamentos de Soporte, Gestión de Cuentas o Gestión de Programas, ha aprendido mejores prácticas que la ayudaron a resolver el problema respecto a la adopción de la herramienta. Estos son sus principales consejos sobre cómo implementar e impulsar con éxito la adopción de Asana dentro de tu propia organización o equipo:
1. Comprende cómo trabaja actualmente el equipo y cuáles son sus principales puntos débiles
Antes de comenzar a trabajar en Asana, ten claro cómo son los flujos de trabajo actuales de tu equipo para que puedas comprender los puntos débiles de los diferentes participantes por adelantado. Esta información te ayudará a configurar el proceso en Asana para abordar los desafíos que tu equipo está experimentando.
Como parte de esta investigación, intenta medir el impacto que el proceso actual y los puntos débiles están teniendo en la productividad y eficiencia del equipo. Esto no solo los ayudará a sentirse escuchados e incluidos, sino que también te brindará la información que necesitas para desarrollar los nuevos flujos de trabajo en Asana.
2. Ponte de acuerdo con los compañeros de equipo y los participantes con respecto a cuál sería el estado ideal
Una vez que comprendas los flujos de trabajo y los desafíos que tu equipo atraviesa actualmente, Katie sugiere hacer dos preguntas importantes:
- ¿Qué queremos mejorar de este flujo de trabajo?
- ¿Cómo queremos cambiar este flujo de trabajo?
Estas dos preguntas te ayudarán a comprender cuál es el estado ideal mejorado, desde el punto de vista de los compañeros de equipo y los participantes de diferentes departamentos. También te ayudará a determinar las convenciones, las normas de comunicación y la estructura del proyecto correctas desde el principio para que las personas sientan que sus puntos débiles se abordarán con esta nueva forma de trabajo.
Por ejemplo, cuando Katie estaba implementando Asana en su equipo actual, se enteró de que el objetivo clave del equipo era minimizar el esfuerzo manual y maximizar la transparencia del trabajo que estaban haciendo. La gente quería poder tener acceso a información sobre el trabajo de sus colegas, que es exactamente lo que Asana les permite hacer.
3. Comienza con flujos de trabajo simples
Después de ayudar a varios equipos a adoptar Asana en Shopify, el principal consejo de Katie es el siguiente: “Al principio, mantén tus flujos de trabajo y tu configuración lo más simple posible para aumentar la adopción, y luego ve en aumento a medida que surjan necesidades nuevas”.
Si bien Asana es muy poderosa y hay muchas funcionalidades que puedes agregar a los proyectos, Katie cree que mantener una estructura simple al principio garantizará que las personas no se sientan abrumadas. Por ejemplo, para un flujo de trabajo de solicitudes entrantes, ella generalmente crea cuatro secciones para comenzar (trabajo pendiente, en progreso, bloqueado, finalizado) hasta que determinen cuáles son sus necesidades a más largo plazo.
Por lo general, a Katie le toma alrededor de una hora configurar el proyecto inicial. Luego, presenta el flujo de trabajo a su equipo y les brinda una descripción general de cómo mover las tareas a través de las diferentes secciones. Dado que la herramienta es intuitiva y accesible, todos pueden comenzar a utilizarla sin necesidad de una gran capacitación y experimentar los beneficios de tener una fuente única de referencias para su trabajo, todo en un día.
4. Interactúa con tus compañeros de equipo en Asana
Para hacer que tu equipo traslade su trabajo a Asana, Katie recomienda lo siguiente: “Interactúa con tus compañeros de equipo en las tareas: asigna tareas con fechas de vencimiento para que quede claro quién es responsable de tales tareas, haz preguntas o comparte actualizaciones a través de comentarios y adjunta archivos para que las personas puedan encontrar lo que necesitan dentro de Asana”.
Según Katie, “Cuanto más lleves la conversación a Asana, más fácil será para los demás estar en la plataforma y comprender el impacto que puede tener sobre su trabajo”. Por lo tanto, si alguien te envía un email o un mensaje de chat que requiere que lleves a cabo una acción, trasládalo a una tarea de Asana y respóndele allí. Cuanto más hagas esto, recibirás más información a través de Asana, en lugar de estar buscándola. Katie dice lo siguiente: “Esto me permite moverme más rápido, porque la información está en Asana y está disponible para mí cuando quiero ocuparme de ella. Y brinda un registro completo del trabajo, a diferencia de los documentos que pueden estar en cualquier lugar”.
Según Katie, otra excelente manera de interactuar y colaborar con tus compañeros de equipo y tu gerente en Asana es a través de proyectos individuales. Puedes agregar tareas existentes en las que estés trabajando o preguntas sobre el proyecto para tener una agenda completa cuando sea el momento de reunirse. Estos proyectos también son una excelente manera de realizar tareas de forma asincrónica y llevar un registro histórico de trabajos anteriores y temas de discusión en un solo lugar.
5. Solicita comentarios y comparte actualizaciones periódicas
Katie resalta que es necesario comunicarse mucho con el equipo al principio para obtener comentarios sobre cómo están usando Asana. Esto te ayudará a comprender las dificultades que están experimentando con Asana, para que puedas abordarlas a través de mejoras en el flujo de trabajo desde el principio. Hacer esto hará que los demás sientan que los escuchas y tienes en cuenta sus preocupaciones, lo cual es clave para la gestión y adopción del cambio.
Otra de las mejores prácticas en las que se apoya Katie es compartir actualizaciones de estado periódicas en Asana, ya sea en proyectos o tareas. Esto ayuda a que tus compañeros experimenten el valor de aumentar la visibilidad del trabajo entre los participantes para que puedan mantenerse informados sobre el trabajo sin tener que solicitar una actualización.
6. Integra Asana con las otras herramientas que ya usas
Es probable que uses otras herramientas para conversar sobre el trabajo y llevarlo a cabo, así que mira las integraciones listas para usar que ofrece Asana para mantener todo conectado. La integración con Slack marcó un antes y un después para Katie y su equipo porque les permite crear fácilmente tareas o comentarios a partir de mensajes para que no se perdiera nada.
Katie también sugiere usar las integraciones con el email que brinda Asana, para que puedas convertir los emails en tareas y mantener la comunicación importante vinculada a tu trabajo en Asana. Esto permite que todos tengan visibilidad, de ser necesario. “Independientemente de la herramienta que estés utilizando para tu trabajo, probablemente haya una integración de Asana que permitirá automatizar la creación de tareas”, expresó Katie.
7. Incrementa la complejidad de tus flujos de trabajo a medida que aumenta el nivel de adopción
A medida que las personas se familiaricen con los flujos de trabajo y se sientan cómodas usando Asana, implementa pequeñas mejoras, como agregar un campo personalizado o una regla para capturar información clave y automatizar los pasos.
Katie sugiere revisar regularmente los flujos de trabajo, idealmente cada mes, para determinar qué progreso realizar. Rápidamente escucharás frases como estas: “Sería genial si tuviéramos un campo personalizado para capturar esta información” o “Una regla para asignar tareas automáticamente a X cuando se mueven a la sección Y nos ahorraría mucho tiempo”. Es probable que sean cambios rápidos si incrementas el nivel de uso de Asana con frecuencia, pero le ahorrarán mucho tiempo a tu equipo en el futuro.
¿Quieres obtener más información sobre cómo impulsar la adopción de Asana en tu organización? Mira el webinar de Katie Laliberte con Rasha Harvey, gerente de Éxito del Cliente Enterprise en Asana.
