Guía para gerentes para combatir el agotamiento

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Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente en Quartz.

Probablemente, el estrés extremo en el trabajo ya no nos resulte ajeno. En 2020, el 71 % de los trabajadores sufrieron agotamiento al menos una vez. Además, la cantidad de trabajadores que describieron su salud mental como mala o muy mala aumentó del 5 % al 18 %, y el 42 % calificó sus niveles de estrés como altos o muy altos. Estos niveles altos de estrés y presión son una clara señal de los tiempos en los que vivimos.

En esta misma encuesta, que forma parte del Índice de la anatomía del trabajo 2021 de Asana, casi la mitad de los encuestados señalaron la sobrecarga de trabajo como el factor principal que conlleva al agotamiento. En otras palabras, los motivos provienen directamente de las oficinas (o de las llamadas por Zoom). Si a esto le sumamos los eventos que marcaron el 2020 (una pandemia global, elecciones decisivas en los EE. UU., y un mundo entero revelándose contra el racismo sistémico, acompañado de grandes movimientos antirracistas a nivel global), es asombroso que todavía encontremos personas que tengan la voluntad de ir a trabajar.

La sobrecarga de trabajo no solo afecta a los trabajadores. A medida que aumenta el agotamiento, los niveles de compromiso individual disminuyen, y termina afectando a las empresas en general. Aun así, los gerentes pueden tomar medidas y realizar cambios para ayudar a reducir el agotamiento y el estrés, mejorar la claridad y la concentración de los empleados, y mantener la capacidad de resiliencia de las empresas. 

1. Promueve el diálogo

Los gerentes deben comunicarse de manera proactiva. Deben crear un diálogo abierto en el que todos los involucrados puedan sentirse cómodos compartiendo sus experiencias. Las instancias para proporcionar comentarios, como las reuniones individuales y las sesiones de Preguntas y respuestas, brindan a los empleados un espacio para compartir información valiosa con sus líderes, quienes podrán usar luego estos conocimientos para definir la cultura de la empresa y evitar el agotamiento. 

La comunicación fluida también permite una mayor flexibilidad en otras áreas. Mantente abierto a diferentes estilos y prácticas de trabajo, como el método Pomodoro o el “Focus Sprint” (sprint de concentración). Incorpora y adapta estas prácticas, y ten siempre en consideración el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, especialmente si tu empresa trabaja de forma remota. Anima a los empleados a establecer límites y a comunicarlos, y asegúrate de que todos, incluso tú, respeten dichos límites. 

2. Brinda claridad

La flexibilidad solo funciona cuando hay claridad. Actualmente, los empleados no logran cumplir con el 26 % de los plazos cada semana, en gran parte debido a expectativas poco realistas o procesos poco claros. Para evitar estos errores, los gerentes deben dedicar el tiempo necesario para establecer con anticipación pautas o instrucciones específicas para los proyectos. También deben estar preparados para asignar roles específicos a los empleados y solucionar cualquier problema que surja. Esto permite que los empleados puedan empezar a trabajar con el pie derecho, mantengan la productividad y eviten que el trabajo se pase por alto.

Si el trabajo se pasa por alto (algo que puede sucederle a cualquiera), el gerente es el responsable de intervenir o, al menos, advertir sobre el problema. Para que esto sea posible, los gerentes deben supervisar de cerca los proyectos sin caer en la trampa de la microgestión. Es difícil encontrar el equilibrio adecuado, pero con la ayuda de determinadas herramientas como las plataformas de gestión del trabajo y el diálogo abierto, los gerentes pueden dar seguimiento a la carga laboral de sus equipos y, en caso de ser necesario, intervenir para brindar información adicional y coordinar las actividades.

3. Promueve la autonomía

Los líderes deben permitir que los empleados tengan el control sobre cómo hacer su trabajo. Si bien la cohesión del equipo sigue siendo fundamental, permitir que los empleados tengan autonomía es un enfoque saludable para combatir las causas fundamentales del agotamiento, y forma parte del modelo de demanda-control-apoyo social, que puede ser usado por los gerentes a nivel individual, de equipo y de empresa. 

Los principios básicos de este modelo ayudan a reducir la demanda sobre las personas, permitiéndoles tener un mayor control sobre sus tareas y brindándoles apoyo adicional para que puedan hacer su trabajo. Disminuir la demanda podría significar ajustar el alcance de ciertos roles que acumulan demasiadas responsabilidades. Un mayor control podría traducirse en permitir horarios de trabajo flexibles o incluso otorgar horas completas de descanso. Brindar más apoyo implica mucho más que simplemente reasignar una tarea a otra persona en caso de sobrecarga. ¿Tus empleados necesitan ayuda para pagar el cuidado de los niños? ¿Necesitan un espacio para desahogar sus frustraciones? Se puede implementar al menos uno de estos principios (demanda, apoyo o control) y adaptarlo mejor al contexto de tu empresa. 

Otra de las maneras importantes de brindar apoyo a los empleados es reconsiderar los tiempos de descanso. El trabajador del conocimiento promedio duerme menos de siete horas por noche. Luego se despierta y repite la misma rutina al día siguiente. Depende de los gerentes definir expectativas y dar el ejemplo a la hora de priorizar los tiempos de descanso. Fomenta las horas de desconexión total, asegúrate de que todos se tomen los días libres correspondientes y anima a los empleados a que cierren la sesión una vez que hayan terminado su trabajo. 

4. Minimiza las distracciones

¿Alguna vez has tenido problemas para hacer tu trabajo por estar distraído con… el trabajo? El Índice de la anatomía del trabajo de Asana revela que “los pormenores del trabajo” tales como comunicar acerca del trabajo, buscar información, cambiar entre aplicaciones, gestionar entre las prioridades cambiantes y dar seguimiento al estado del proyecto, ocupan el 60 % del día de un empleado. Los empleados dedican menos de la mitad de su día al trabajo calificado y a la estrategia para la que fueron contratados. ¿Cómo llegamos a esto?

Piensa en cuántas plataformas y aplicaciones usas a lo largo el día para trabajar: el email, la mensajería instantánea, las hojas de cálculo, los calendarios y mucho más. Si además debes cambiar constantemente entre estas aplicaciones y dar seguimiento a toda la información almacenada y compartida en cada una de estas herramientas, te sentirías como si corrieras atrapado en una rueda de hámster. Una herramienta completa, intuitiva y ágil como Asana te permite optimizar los procesos de gestión del trabajo de tu equipo y reducir gran parte del trabajo rutinario. 

Esto también ayudará a los gerentes y empleados a acabar con el mito de realizar varias tareas al mismo tiempo de una vez por todas. En los tiempos actuales en donde romantizamos el ajetreo, lo que tradicionalmente se celebraba como la virtud de realizar varias tareas al mismo tiempo, hoy no es más que alternar entre diferentes tareas de manera ineficiente, un proceso que se ve agravado por tener todas nuestras aplicaciones abiertas a la vez. A menudo, realizar varias tareas a la vez genera trabajo duplicado, lo que conlleva a incumplir con los plazos y a la frustración de los empleados. En su lugar, los gerentes pueden definir un período de tiempo dedicado exclusivamente a trabajar sin interrupciones y programar reuniones y comunicaciones fuera de ese período establecido.

5. Combate el síndrome del impostor

Casi dos tercios de los encuestados han padecido el síndrome del impostor, un sentimiento de inseguridad crónica que puede hacer que los trabajadores se crean incompetentes, independientemente de sus logros o habilidades. Si tus empleados se sienten incapaces de contribuir de manera positiva al éxito de la empresa, así como al éxito personal, eventualmente dejarán de intentarlo. 

La lucha contra el síndrome del impostor debe empezar en el momento en que un empleado nuevo se incorpora a tu empresa, y debe formar parte de la estrategia de cada gerente, especialmente durante el contexto actual de pandemia por COVID-19: casi el 80 % de los empleados que comenzaron un nuevo rol o trabajo durante la pandemia, han padecido el síndrome del impostor, en comparación con el 57 % de los que asumieron su puesto antes de 2020. Esto podría deberse a que el trabajo remoto ha limitado en gran medida las oportunidades para reunirse, celebrar los éxitos y fortalecer la camaradería entre los compañeros de trabajo. Es responsabilidad compartida de las empresas, de los departamentos de Recursos Humanos, de los equipos y, principalmente, de los gerentes hacer que los empleados nuevos se sientan bienvenidos desde el primer día. Integrar a los empleados nuevos a un equipo y brindarles un espacio en donde puedan sentirse seguros y cómodos para expresar sus ideas, compartir quiénes son y enfrentar los desafíos, los motiva a hacer su mejor trabajo.

Incluso los empleados que han estado en una empresa durante mucho tiempo pueden experimentar el síndrome del impostor, especialmente los empleados con hijos en el hogar (el 67 %), por lo que estos esfuerzos deben realizarse todos los días sin excepciones. Recuérdales a tus empleados lo valiosos y talentosos que son, y celebra sus éxitos tanto de forma pública como privada. Esto no significa tener una celebración en el sentido literal (después de todo, seguimos cumpliendo con el distanciamiento social), pero reconocer el éxito de tu empleado, tanto a nivel individual como en grupo, le dará a él y al resto del equipo el coraje y la confianza para seguir avanzando. 

Para obtener más información sobre nuestro análisis de gestión del trabajo y nuestros planes de acción, consulta el Índice de la anatomía del trabajo 2021.