Tres palabras clave que debes recordar para aumentar la productividad de tu empresa

¿Quieres mejorar la productividad? Empieza a medir el trabajo.

Como ejecutivo de una gran empresa, tu responsabilidad es resolver problemas complejos que afectan el negocio y proporcionar a los gerentes de cada departamento una hoja de ruta común.

Para lograrlo, debes tener en cuenta tres palabras que han adquirido mayor relevancia en los últimos tiempos:

Medir. Analizar. Incentivar.

Dado que muchos empleados están regresando a la oficina, los gerentes cuentan con una oportunidad única para implementar estrategias integrales que permitan a los equipos contribuir al crecimiento de la empresa. Para implementar con éxito este tipo de estrategias, es necesario contar con una vasta comprensión de lo que funciona bien y lo que no, y garantizar que todos los involucrados estén motivados.

Según un destacado consultor académico y de negocios, el mejor consejo para los líderes durante los próximos meses es lograr dicha comprensión mediante la medición y el análisis de los datos disponibles.

El Dr. Nicholas Bloom, profesor de Economía en la Universidad de Stanford y socio académico de Asana, conversó recientemente con nosotros para poner en contexto una nueva investigación del Informe especial de Asana sobre la Anatomía del trabajo en las grandes empresas (aquellas con 1000 empleados o más) y sus líderes.

Bloom destaca la importancia de la medición y el análisis de datos para los líderes de grandes organizaciones que quieren mejorar la productividad.

“Si no tenemos datos concretos, no podemos avanzar. He estado involucrado en muchos proyectos que implican cambios fundamentales en la gestión, y una de las primeras tareas que hacemos es medir los datos”, cuenta Bloom a Asana. “Una vez que mides esos datos y los compartes con las personas involucradas, tienden a analizarlos y detectar las debilidades en el negocio”, agrega Bloom.

La nueva investigación de Asana revela una de estas debilidades: los empleados de grandes organizaciones creen que su empresa podría ser más productiva si redujera la cantidad de horas dedicadas a las reuniones cada semana.

“Rápidamente se hace evidente que cuando muchos empleados participan de muchas reuniones, se pierde demasiado tiempo valioso”, sostiene Bloom. 

Los nuevos datos presentados en este informe especial, obtenidos del Índice anual de la Anatomía del trabajo de Asana, en el que se encuestó a más de 10 000 trabajadores del conocimiento en todo el mundo, revelan que los empleados de medianas y grandes empresas pasan más de cuatro horas a la semana en reuniones innecesarias, casi el doble del tiempo que dedican las personas que trabajan en pequeñas empresas (2.6 horas a la semana).

Bloom explica que la solución está en la medición de los datos, que puede aportar mayor claridad a los responsables de la toma de decisiones. “Es importante poder examinar detenidamente esos datos”, sostiene Bloom. “Creo que los datos son muy importantes, pero también lo es el análisis de esos datos. Además, se necesita un incentivo para garantizar que esos cambios ocurran”.

Los incentivos, ya sea a través de bonos o del éxito general de la empresa, impulsan a los empleados a medir y analizar más profundamente los procesos, en busca de oportunidades para mejorar la productividad en toda la empresa. (La fórmula medir, analizar, incentivar se aplica a todo tipo de procesos, no solo a las reuniones).

Sin embargo, Bloom señala que los incentivos emocionales suelen provocar que los gerentes inviten a más personas de las necesarias a las reuniones, lo que lleva a ralentizar el proceso.

“No me sorprende que se pierda mucho tiempo en las reuniones”, dice Bloom en respuesta a los datos informados por Asana. “Suele suceder que los gerentes invitan a más personas de las necesarias a las reuniones porque no quieren que se les acuse de no ser inclusivos”.

Como consecuencia, los empleados se sienten obligados a asistir porque no quieren enviar una señal negativa a su gerente. Lo cierto es que los empleados están más motivados a ser productivos que a asistir a reuniones.

En muchos casos, los empleados preferirían recibir un resumen de los temas tratados en la reunión por email, afirma Bloom.

El nuevo informe de Asana muestra que existe una gran oportunidad de mejora para los líderes cuyos equipos pierden demasiado tiempo valioso en reuniones innecesarias o procesos lentos e ineficientes.

Esta conclusión extraída del informe completo sobre la Anatomía del trabajo de Asana lo explica claramente:

Los empleados de las grandes empresas informaron que podrían ahorrar 5.5 horas por semana si se implementaran procesos más eficientes, mientras que las empresas pequeñas afirmaron que podrían ahorrar solo 4 horas a la semana. La implementación de procesos mejorados puede ayudar a impulsar la productividad de los empleados, eliminando obstáculos que pueden afectar todos los aspectos de un negocio, desde la eficiencia individual de las personas hasta los ingresos de la empresa. Cuando los procesos son eficientes, los empleados tienen más tiempo para realizar el trabajo.

Entonces, ¿cómo puede una gran empresa identificar estas ralentizaciones para poder ahorrar entre cinco y seis horas por semana por empleado? Es posible que ya lo hayas adivinado, pero Bloom afirma que se debe empezar por la medición de los datos:

“Cuando se cuenta con datos concretos sobre las actividades que realizan todos los empleados, y estos se reúnen para analizarlos, no tardarán mucho en deducirlo y afirmar: ‘pasé 17 horas en reuniones a las que no necesitaba asistir’”.

“Porque sin datos concretos, es difícil identificar y transformar procesos que no funcionan”.

Otros recursos de Asana sobre liderazgo intelectual:

• El futuro del trabajo depende de nuestro lenguaje corporal “digital”
• ¿Quieres superar los cambios de una pandemia? Descubre cómo esta empresa se reinventó de forma espectacular.
• ¿Quieres hacer más con menos? Prueba con un poco de humildad.

Recursos de Asana:

• Guía para compradores de herramientas de gestión del trabajo
• Gestión de proyectos para empresas: Qué es y cómo aplicarla
• 4 perspectivas sobre la gestión del trabajo en las empresas

Lee este artículo en inglés, francés, alemán, portugués, o japonés.