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Consejos de Asana: Cómo presentar informes y medir el progreso con facilidad

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En Asana, nos encanta reducir los pormenores del trabajo, esas tediosas tareas repetitivas que ocupan el 60 % de nuestro día laboral. Piensa en todas las veces que has buscado un documento para obtener información específica, dedicado un tiempo valioso en busca de la persona correcta para obtener una aprobación o asistido a una reunión de estado que podría haber sido reemplazada por un informe escrito. 

Para los líderes de equipo, informar sobre el trabajo y compartir las métricas de progreso forman parte de los pormenores del trabajo. Pero con Asana, no tienes que sacrificar el trabajo de alto impacto para realizar informes de actualización. 

Nuestras herramientas integradas te ayudan a analizar y organizar los datos, recopilar información del proyecto y vincular las actualizaciones de progreso con los objetivos de tu equipo, todo en un mismo lugar. Prueba estas cuatro simples formas para informar sobre el trabajo, medir el progreso y ganar más tiempo para centrarte en el trabajo que realmente importa.

1. Obtén información de los proyectos en tiempo real con los Paneles

Ya sea que estés gestionando un calendario de contenido, un tablero para solicitudes de trabajo, un lanzamiento de productos o cualquier otro proyecto en Asana, los Paneles te permiten obtener información en tiempo real y a simple vista sobre el estado de tu proyecto. 

Los Paneles son personalizables, por lo que puedes visualizar y generar informes sobre los datos del proyecto que necesites. Por ejemplo, si quieres ver dónde se trabaja con eficiencia o dónde se encuentran los obstáculos en el flujo de trabajo de tu equipo, puedes usar el gráfico de barras para ver las tareas (sin finalizar, próximas o todas) por sección. Si, en cambio, necesitas tener una idea de cómo se distribuye el trabajo en tu equipo, usa el gráfico lollipop y usa el filtro por responsable. O bien, si tienes un campo personalizado numérico, usa la opción para sumar los campos personalizados numéricos para conocer las horas estimadas o el presupuesto total del proyecto.

💡Consejo: Puedes hacer clic en cada gráfico para obtener mayor información sobre las tareas relevantes. 

Una vez que hayas personalizado tus Paneles, puedes descargar cualquiera de los gráficos en formato PNG para usarlo en tu próxima actualización de estado o informe de progreso. Ya no necesitas actualizar la información de forma manual en una hoja de cálculo, solo necesitas hacer clic ¡y listo!

2. Comparte actualizaciones fácilmente con los Estados

Los estados te permiten mantener informados a todos los involucrados en los diferentes departamentos de manera sencilla, ya que la información de tu proyecto se encuentra en un solo lugar. Primero, selecciona las secciones que quieres incluir; luego, usa los aspectos destacados y los gráficos para compartir información importante del proyecto de forma visual, como tareas finalizadas, logros relevantes y mucho más.

💡Consejo: Puedes @mencionar a los miembros del equipo u otros participantes en las actualizaciones de estado para felicitarlos por su trabajo, incluir a los participantes de diferentes departamentos y hacer que el trabajo avance.

3. Usa la Búsqueda avanzada para localizar tareas en varios proyectos

Con los Paneles y los Estados, puedes centrarte fácilmente en las métricas de un proyecto determinado. Sin embargo, para crear un informe sobre los datos y tareas de varios proyectos, necesitas usar la herramienta de búsqueda avanzada e informes

La herramienta de búsqueda avanzada es la mejor manera de encontrar información en Asana. Con la búsqueda avanzada, puedes realizar una búsqueda usando diferentes criterios, tales como el responsable de la tarea, el proyecto en el que se encuentra la tarea y la fecha de entrega. Una vez que hayas realizado la búsqueda, puedes guardar esa información como un informe. Los informes se encuentran en el menú lateral que está del lado izquierdo y siempre se actualizan automáticamente para mostrar la información más reciente. Por ejemplo, puedes crear informes para dar seguimiento al trabajo que necesitas seguir de cerca, a las próximas tareas de alta prioridad o a las tareas pendientes que han sido asignadas a tus subordinados directos. 

💡Consejo: Puedes editar un informe de búsqueda avanzada en cualquier momento luego de que lo hayas creado. Simplemente abre el informe y haz clic en la opción Refinar búsqueda que se encuentra en la esquina superior derecha.

4. Mide el progreso de los objetivos del equipo y de la empresa

En definitiva, los informes y las métricas de progreso se crean y analizan para poder evaluar el progreso del equipo hacia la consecución de los objetivos. Sin embargo, para dar seguimiento a tus objetivos con éxito, necesitas visualizar cómo el trabajo diario de tu equipo contribuye a los objetivos de la empresa. 

Dar seguimiento a los objetivos en Asana te permite conectar el trabajo diario, los proyectos y los portafolios con tus objetivos trimestrales o anuales. Cada objetivo tiene una sección dedicada al trabajo de apoyo y en la vista de Progreso del proyecto o del portafolios puedes ver el proyecto que respalda el objetivo. Con los Objetivos en Asana, los miembros de tu equipo cuentan con la información y el contexto necesarios para comprender cómo el trabajo contribuye a la misión de la empresa y así poder hacer su mejor trabajo. 

💡Consejo: Cuando envías una actualización de estado, puedes @mencionar objetivos para que los miembros del equipo siempre tengan el contexto necesario y puedan comprender a qué objetivo están contribuyendo con su trabajo.

Presentar informes nunca ha sido tan fácil

Los informes y las métricas de progreso son actividades esenciales para equipos altamente efectivos. Sin embargo, la recopilación de información y la creación de informes puede ser una gran pérdida de tiempo si no cuentas con las herramientas adecuadas. Con estas cuatro funciones de Asana, puedes presentar informes y medir el progreso de forma sencilla, para que tu equipo tenga el contexto y la información necesarios para hacer un trabajo excepcional, sin tener que recurrir a los procesos manuales que demandan mucho tiempo. Inicia sesión en Asana y prueba estas funciones hoy mismo.

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