7 Tipps von Shopify für eine gelungene Einführung von Asana in Ihrem Team
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Laut dem Anatomy of Work Index 2021 verbringen Wissensarbeiter heute etwa 60 % ihrer Arbeitszeit mit Tätigkeiten rund um die eigentliche Arbeit, z. B. mit überflüssigen Meetings, Statusabfragen und der Suche nach Informationen. Schon vor Zeiten der Telearbeit verursachte der ineffiziente Wissensaustausch in großen US-Unternehmen jährliche Produktivitätsverluste in Höhe von 45 Mio. US-Dollar (in Englisch).
Aber wir wissen aus Erfahrung, wie schwer es ist, Menschen zu einer Veränderung ihrer Arbeitsweise zu bewegen, selbst wenn der aktuelle Prozess mühsam und zeitaufwendig ist. Vor Kurzem haben wir ein Webinar mit Katie Laliberte, Senior Plus Security Analyst bei Shopify, veranstaltet, um von ihr zu lernen, wie sie Asana erfolgreich in mehreren Teams in ihrem Unternehmen eingeführt und die Akzeptanz gefördert hat.
Jedes Mal, wenn Katie Asana in einem neuen Team eingeführt hat – ob in den Abteilungen Support, Account Management oder Programmmanagement – hat sie viele neue Erfahrungswerte gesammelt und daraus die Best Practices für die perfekte Einführung entwickelt. Im Folgenden finden Sie ihre wichtigsten Tipps für die erfolgreiche Einführung und Akzeptanz von Asana in Ihrem eigenen Unternehmen oder Team:
1. Setzen Sie sich mit der Arbeitsweise Ihres Teams und seinen dringendsten Problemen auseinander
Bevor Sie Asana einrichten, sollten Sie sich die derzeitigen Arbeitsabläufe Ihres Teams im Detail ansehen, um die möglichen Probleme der verschiedenen Beteiligten im Vorfeld zu verstehen. Basierend auf diesen Erkenntnissen können Sie alle Prozesse in Asana so einrichten, dass die derzeitigen Herausforderungen darin berücksichtigt werden.
Versuchen Sie im Rahmen dieser Evaluierung zu ermitteln, inwieweit sich die aktuellen Arbeitsabläufe und Problembereiche auf die Produktivität und Effizienz des Teams auswirken. Auf diese Weise geben Sie Ihrem Team das Gefühl, wertgeschätzt zu werden und gewinnen die nötigen Erkenntnisse, um die neuen Arbeitsabläufe in Asana einzurichten.
2. Stimmen Sie sich mit Teammitgliedern und Interessensvertretern über den Idealzustand ab
Nachdem Sie die derzeitigen Arbeitsabläufe und Herausforderungen Ihres Teams verstanden haben, empfiehlt Katie, sich zwei wichtige Fragen zu stellen:
- Was wollen wir an diesem Arbeitsablauf verbessern?
- Wie wollen wir diesen Arbeitsablauf optimieren?
Diese beiden Fragen helfen Ihnen zu verstehen, wie der verbesserte, ideale Zustand für Ihr Team und andere bereichsübergreifende Beteiligten aussehen könnte und welche Regeln, Kommunikationsnormen und Projektstrukturen Sie von vornherein festlegen sollten, um die derzeitigen Probleme anzugehen.
Als Katie zum Beispiel Asana in ihrem derzeitigen Team einführte, erfuhr sie, dass die beiden Hauptanliegen des Teams darin bestanden, den manuellen Aufwand zu minimieren und die Arbeitsabläufe so transparent wie möglich zu gestalten. Die Teammitglieder wollten in der Lage sein, sich selbstständig über die Arbeit ihrer Kolleginnen und Kollegen zu informieren – und genau dabei hilft ihnen Asana.
3. Gestalten Sie zunächst einfache Arbeitsabläufe
Nachdem sie mehreren Teams bei Shopify bei der Einführung von Asana geholfen hat, rät Katie vor allem eines: „Halten Sie Ihre Arbeitsabläufe und deren Implementierung zu Beginn so einfach wie möglich, um die Akzeptanz zu erhöhen und bei Bedarf Änderungen vornehmen zu können.“
Auch wenn Asana sehr umfangreich ist und eine Vielzahl von Projektfunktionen zur Verfügung stellt, ist Katie der Meinung, dass man mit einer zunächst einfachen Struktur verhindern kann, dass sich die Mitarbeiter überfordert fühlen. Für einen Workflow für eingehende Anfragen beispielsweise erstellt sie für den Anfang in der Regel vier Abschnitte: Backlog, in Bearbeitung, blockiert, erledigt. Etwas später dann können die Teammitglieder festlegen, was ihre längerfristigen Bedürfnisse für diesen Workflow sind.
In der Regel dauert es etwa eine Stunde, bis Katie das erste Projekt eingerichtet hat. Dann stellt sie ihrem Team den Workflow vor und gibt ihnen einen Überblick darüber, wie sie Aufgaben zwischen den einzelnen Abschnitten verschieben können. Da die Funktionalität von Asana intuitiv und benutzerfreundlich ist, benötigt man keine lange Einarbeitungszeit und profitiert bereits nach einem Tag von den Vorteilen einer zentralen Informationsquelle für seine Arbeit.
4. Interagieren Sie mit Ihren Teammitgliedern in Asana
Um Ihr Team dazu zu motivieren, seine Arbeit zu Asana zu verlagern, empfiehlt Katie: „Interagieren Sie mit Ihren Teammitgliedern im Rahmen von Aufgaben: Weisen Sie Aufgaben mit festgelegten Fristen zu, damit für alle klar ist, wer wofür verantwortlich ist. Stellen Sie Fragen oder informieren Sie über Updates in den Kommentaren der Aufgabe. Und hängen Sie Dateien an, damit alle die benötigten Informationen direkt in Asana finden.“
Laut Katie würden sich alle Beteiligten umso schneller mit der Plattform anfreunden und die Vorteile für ihre Arbeit erkennen, je häufiger sie in Gespräche direkt in Asana einbezogen werden. Wenn Ihnen also jemand eine E-Mail oder eine Chat-Nachricht schickt, die einer Reaktion bedarf, sollten Sie diese in eine Asana-Aufgabe verschieben und dort beantworten. Je öfter Sie das tun, desto mehr Informationen werden Ihnen direkt in Asana übermittelt, sodass Sie diese nicht mehr selbst heraussuchen müssen. Katie erklärt: „Da alle Informationen direkt in Asana vorliegen, kann ich sie schneller finden und somit schneller handeln. Außerdem erhält man so eine vollständige Übersicht über seine Arbeit – im Gegensatz zu Dateien, die überall verstreut sind.“
Eine weitere großartige Möglichkeit, sich in Asana mit Ihrem Team und Ihren Vorgesetzten auszutauschen und zusammenzuarbeiten, seien Projekte für Einzelgespräche, erklärt Katie. Fügen Sie einfach Ihre aktuellen Aufgaben oder anfallenden Fragen zum Projekt hinzu und schon haben Sie eine ausführliche Tagesordnung für das nächste Meeting. Solche Projekte eignen sich auch hervorragend, um Aufgaben asynchron zu erledigen und eine historische Aufzeichnung der bisherigen Arbeitsschritte und Diskussionsthemen an einem Ort zu haben.
5. Bitten Sie um Feedback und posten Sie regelmäßige Updates
Laut Katie sollten Sie besonders am Anfang häufig mit Ihrem Team kommunizieren, um Feedback über die Verwendung von Asana zu erhalten. Auf diese Weise erfahren Sie, wo die größten Hürden liegen und können diese durch frühzeitige Anpassungen der Arbeitsabläufe beseitigen. Dadurch spüren die Teammitglieder, dass ihnen zugehört wird und dass ihre Anliegen ernst genommen werden, was eine der wichtigsten Voraussetzungen für gelungenes Veränderungsmanagement und Akzeptanz ist.
Regelmäßige Status-Updates sind eine weitere bewährte Methode, die Katie empfiehlt. Auf diese Weise erkennen alle Beteiligten wie vorteilhaft es ist, wenn mehr Transparenz im Team herrscht. Denn mithilfe von solchen Updates bleiben alle über den Arbeitsfortschritt informiert, ohne sich extra erkundigen zu müssen.
6. Kombinieren Sie Asana mit weiteren Tools, die Sie bereits benutzen
Wahrscheinlich verwenden Sie bereits andere Tools für Ihre Besprechungen und Arbeitsabläufe. Daher sollten Sie sich die einsatzbereiten Integrationen von Asana ansehen, um alle Tools miteinander zu verbinden. So war die Integration von Slack und Asana eine große Bereicherung für Katie und ihr Team, denn dadurch war es möglich, Aufgaben oder Kommentare direkt in Slack-Nachrichten zu erstellen, damit keine Informationen verloren gehen.
Katie empfiehlt außerdem, die E-Mail-Integrationen von Asana zu nutzen, um damit E-Mails in Aufgaben zu verwandeln und wichtige Gespräche mit Aufgaben in Asana zu verknüpfen. Dadurch erhält jeder einen Überblick, wann immer es nötig ist. „Egal, mit welchem Tool Sie Ihre Arbeit verrichten – wahrscheinlich gibt es dafür eine Asana-Integration, mit der sich Asana-Aufgaben automatisch oder mit einem Klick in Ihrem Tool erstellen lassen“, sagt Katie.
7. Mit zunehmender Akzeptanz sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe überarbeiten
Sobald alle im Team die Arbeitsabläufe verinnerlicht haben und sich bei der Verwendung von Asana wohlfühlen, können Sie kleine Erweiterungen einführen, wie z. B. benutzerdefinierte Felder oder Regeln hinzufügen, um wichtige Informationen zu erfassen und Arbeitsschritte zu automatisieren.
Katie empfiehlt, die angelegten Arbeitsabläufe regelmäßig zu überprüfen, idealerweise monatlich, und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Dabei könnte Ihnen zum Beispiel einfallen, dass Sie gerne ein benutzerdefiniertes Feld hätten, um diese oder jene Informationen zu erfassen. Oder Sie wünschen sich eine Regel, um Aufgaben automatisch an die richtige Person zuzuweisen, sobald sie in diesen oder jenen Abschnitt verschoben werden, denn so könnte Ihr Team viel Zeit sparen. Bei regelmäßigen Anpassungen handelt es sich wahrscheinlich um relativ schnelle Korrekturen, aber Sie und Ihr Team können dadurch später viel Zeit sparen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die Akzeptanz von Asana in Ihrem Unternehmen fördern können? Sehen Sie sich das Webinar von Katie Laliberte mit Rasha Harvey (Enterprise Customer Success Manager bei Asana) an.
