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In 6 Schritten zur Wiedereröffnung Ihres Unternehmens mit Asana

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Nach wochenlangem Arbeiten im Homeoffice stehen viele Unternehmer momentan vor der Herausforderung, ihre Türen wieder zu öffnen. Einige wagen sich vielleicht bereits mit den ersten Beschäftigten ins Büro, andere bereiten womöglich ein dezentrales Betriebsmodell vor, mit dem sie arbeiten könnten. Ganz gleich, welche Strategie Ihr Land, Bundesland, Ihre Stadt oder gar Ihre Gemeinde bei der Wiedereröffnung verfolgt – die Entscheidung, wann und wie Ihr Unternehmen wiedereröffnet werden soll, ist für jedes Unternehmen einzigartig. 

Bedenken Sie, dass die Wiedereröffnung Ihres Unternehmens ein schrittweiser Prozess sein wird. Sie werden praktische Überlegungen berücksichtigen müssen, z. B. wie Sie Ihr physisches Geschäft öffnen und dabei die Social Distancing-Regeln einhalten. Vielleicht müssen Sie auch Managementprozesse einführen, mit denen Sie Ihre Teammitglieder im Laufe dieser Veränderungen motivieren und untereinander vernetzen. Irgendwann werden Sie auch Personalentscheidungen darüber treffen müssen, wie neue Teammitglieder angestellt und eingearbeitet werden. Niemand kann Ihnen ein Patentrezept für die Wiedereröffnung Ihres Unternehmens geben. Aber wenn Sie bereit sind, haben wir hier 6 Schritte, die Sie bei der sicheren Wiedereröffnung unterstützen.

1. Legen Sie Ihre Ziele für die Wiedereröffnung fest und kommunizieren Sie diese

Neben lokalen gesetzlichen Richtlinien muss jedes Unternehmen auf dem Weg zur Wiedereröffnung einige Aspekte beachten. Wie kann der physische Standort umgestaltet werden, damit er den Abstandsregeln gerecht wird? Welche Personen kommen als Erste ins Büro zurück? Wie können Sie – wenn möglich – Eltern entgegenkommen, deren Kinder vielleicht noch zum Homeschooling zu Hause sind? Wie können Sie das Vorgehen bei der Wiedereröffnung an verschiedene Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter anpassen

Definieren Sie die Ziele für Ihre Wiedereröffnung, damit Ihr Team Antworten auf all diese Fragen hat. Klären Sie im Zuge der Vorbereitungen bereits, wer zuerst ins Büro zurückkehrt. Teilen Sie mit allen, welche Richtlinien optional und welche obligatorisch sind, und geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Bei Asana haben wir ein Q&A-Projekt erstellt, wo alle Angestellten Ihre Fragen zum ortsunabhängigen Arbeiten stellen können. Diese werden von Personen der Personalabteilung beantwortet.

Überlegen Sie sich zudem auch, wie Sie alle Teamkollegen in Ihren Wiedereröffnungsplan miteinbeziehen können. Der Aufbau einer integrativen Gemeinschaft ist momentan von besonderer Bedeutung. Und das beginnt bei der Anerkennung der Tatsache, dass manche Gruppen unverhältnismäßig stark vom Arbeiten im Homeoffice und den Bedingungen der Wiedereröffnung betroffen sein könnten. Es ist wichtig, einen Raum für wenig repräsentierte Gruppen, wie Eltern oder Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen, zu schaffen, damit auch sie Gehör finden.

2. Vor der Wiedereröffnung: Informieren Sie über den Plan

Stellen Sie noch bevor Sie einen Teil Ihres Unternehmens wieder öffnen sicher, dass Sie häufigen und regelmäßigen Kontakt mit Ihrem Team haben. Der Plan könnte sich noch ändern und niemand erwartet von Ihnen, dass Sie alle Antworten parat haben, aber wenn Sie für Klarheit sorgen, bleibt Ihr Team engagiert und informiert. Sie können Updates in Firmenversammlungen kommunizieren oder sie über aufgestellte Richtlinien oder Statusaktualisierungen mitteilen. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie ein Format für diese Art der Kommunikation wählen, auf das Ihre Angestellten regelmäßig zurückgreifen können. 

Legen Sie Kommunikationsstandards fest und geben Sie an, wo Informationen gespeichert werden und wie häufig Sie Ihrem Team Updates übermitteln. Wenn Sie für die Zeit des ortsunabhängigen Arbeitens einen Geschäftskontinuitätsplan erstellt haben, könnten Sie auch einen für die Rückkehr ins Büro in Betracht ziehen. Klären Sie, wen Angestellte kontaktieren können, welche Richtlinien gelten, welche Ressourcen ihnen zur Verfügung stehen, etc. Indem Sie einen klaren Weg vor Augen haben und Ihrem Team effektiv darüber berichten, vermeiden Sie Unklarheiten und bestärken Ihr Team darin, Bestleistungen zu erbringen – egal wo Ihre Teammitglieder arbeiten.

3. Nehmen Sie notwendige Änderungen an Ihrem physischen Standort vor

Bei der Wiedereröffnung Ihres Unternehmens stellen Sie vielleicht fest, dass die Anordnung Ihres Büroraums oder die Bewegungsmöglichkeiten in Ihrem Arbeitsbereich für das Abstandhalten nicht förderlich sind. Ein Teil des Wiedereröffnungsprozesses wird daher vielleicht die Neugestaltung Ihrer Büroräumlichkeiten sein, um für größtmögliche Sicherheit und Gesundheit zu sorgen. 

Planen und erfassen Sie alle notwendigen physischen Veränderungen mit unseren Vorlagen für Ausstattungsanfragen. Im selben Projekt können Sie auch benutzerdefinierte Felder verwenden, um deutlich zu machen, welche Aufgaben hohe, mittlere und niedrige Priorität haben. 

4. Bestärken Sie Ihre Angestellten darin, Ihre Arbeitsstunden und -standorte klar zu kommunizieren

Bei der Wiedereröffnung kann es sein, dass manche Mitarbeiter im Büro, andere vom Homeoffice und wieder andere abhängig vom Wochentag von verschiedenen Orten aus arbeiten. Die Verwaltung eines Teams, das teilweise verteilt, teilweise von zu Hause arbeitet, kann herausfordernd sein. Funktionen wie die Profileinstellungen können Ihrem Team dabei helfen, zu wissen, von wo aus jeder gerade arbeitet. 

Bei Asana verwenden wird den Abschnitt „Über mich“ in den Profileinstellungen, um mitzuteilen, wo wir arbeiten, wann wir online sind und wie man uns am besten erreichen kann. Ermutigen Sie Ihr Team außerdem dazu, die Funktionen „Als abwesend anzeigen“ und „Bitte nicht stören“ zu verwenden. So bekommt jeder Einblick in die Standorte und Arbeitszeiten der Teamkollegen. 

5. Sehen Sie die Wiedereröffnung als Wiedereinführung Ihres Teams

Die Homeoffice-Zeit und der Wiedereröffnungsprozess haben eine positive Seite: Es ist eine gemeinsame Erfahrung, die den Zusammenhalt Ihres Teams stärken kann. Um diese Verbindung zwischen den Angestellten zu fördern, ist es jetzt aber wichtiger denn je, Ihre Unternehmenswerte und kulturellen Prinzipien hochzuhalten. Ob Sie nun mit voller Fahrt ins Büro zurückkehren, weiterhin zum Großteil als verteiltes Team arbeiten oder eine Mischform entwickeln – schaffen Sie einen Raum, in dem sich Ihre Teammitglieder untereinander vernetzen und Ihre Unternehmenswerte pflegen können. 

Eine tolle Möglichkeit dafür bieten Einführungs-Checklisten für Manager und Angestellte, wenn Ihre Teams die Büros langsam zurückerobern. Nehmen Sie dazu zunächst eine traditionelle Checkliste für neue Mitarbeiter und fügen Sie ihr Punkte für diese spezifische Art der Wiedereröffnung hinzu. Das kann Pläne für gemeinsame Mittagessen oder Happy Hour-Veranstaltungen unter Einhaltung der Social Distancing-Regeln umfassen.

6. Umgang mit sich verändernden Prioritäten 

Während des Übergangs zum Homeoffice mussten sich viele Unternehmen nicht nur der Ungewissheit stellen, sondern auch viele Projekte auf Eis legen, Prioritäten neu setzen und Aufgaben vertagen.

Vielleicht ist Ihr Team noch nicht zu 100 % dazu bereit, dort wieder weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben, aber natürlich wollen Sie auch die Arbeit, die Sie vor der Pandemie vorbereitet haben, nicht ganz aus dem Auge verlieren. Mit Asana können Sie Fälligkeitsdaten von Aufgaben entfernen, ohne Informationen wie den nötigen Kontext, die verantwortliche Person oder weitere Details innerhalb der Aufgabe zu löschen. Sobald Sie bereit sind, die Arbeit wieder aufzunehmen, brauchen Sie nur ein neues Fälligkeitsdatum festlegen. 

Erstellen Sie ein Portfolio von allen Projekten – aktuellen und pausierten – um sich verändernde Prioritäten zu erfassen, nachzuverfolgen und zu verwalten. Indem Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort festhalten, können Sie den Projektfortschritt aus der Vogelperspektive beobachten, Arbeiten gegebenenfalls auf Eis legen oder Projekte wieder aufnehmen, sobald Sie dazu bereit sind. 

Denken Sie daran: Ihr Team ist widerstandsfähig. Sie haben gerade eine Krise erlebt, aber Sie werden sich wieder erholen und dafür sorgen, dass es vorangeht. Die beste Möglichkeit, Ihr Team wieder auf Erfolgskurs zu bringen und den Fokus der Teammitglieder wieder auf die Arbeit zu lenken, die wirklich zählt, ist Ihr Team bei der Wiederaufnahme und Priorisierung von zurückgestellten Projekten zu unterstützen. 

Der Weg zur Wiedereröffnung

Es gibt keine allgemein gültige Anleitung für die Wiedereröffnung Ihres Unternehmens. Öffnen Sie dann wieder, wenn und wann es für Sie richtig ist, bedenken Sie unterschiedliche Bedürfnisse Ihrer Angestellten und stellen Sie sicher, dass Sie lokale Richtlinien, gesetzliche Vorgaben und Gesundheitsempfehlungen beachten. 

Wenn Sie für die Wiedereröffnung bereit sind, kann Ihnen Asana bei der Kommunikation mit Ihrem Team, bei der Identifizierung neuer Prozesse und bei der Nachverfolgung notwendiger Arbeiten helfen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Asana Ihr Team unterstützen kann, oder holen Sie sich weitere Informationen auf unserer Ressourcenseite.

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