Asana-Tipps: 4 Tipps, um Ihre Arbeit im neuen Jahr besser zu organisieren

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Neues Jahr, neues Glück – Organisieren Sie Ihre Arbeit ab jetzt besser!

Wenn einer Ihrer guten Vorsätze für das neue Jahr darin besteht, sich besser zu organisieren, dann sind Sie damit nicht allein: Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021 zählen die Verbesserung der Organisation und termingerechtes Arbeiten zu den drei wichtigsten Zielen für Arbeitnehmer im Jahr 2021. Obwohl Millionen von Menschen gute Vorsätze haben, zeigen Untersuchungen der Vergangenheit, dass weniger als 8 % diese umsetzen. Das liegt daran, dass Neujahrsvorsätze eine idealisierte Vorstellung einer besseren Version von uns sind. Die Vorsätze zum Jahreswechsel sind also ein willkommener Anlass, seine Ambitionen der Welt zu verkünden.

Wenn Sie sich allerdings bestimmte Ziele für Ihre Arbeitsweise gesetzt haben, gibt es gute Neuigkeiten: Sie gehören schon bald zu den 8 %, die ihre Vorsätze erfüllen. Dabei helfen Ihnen diese 4 Asana-Tipps zum Erreichen Ihrer Vorsätze und zur Weiterentwicklung Ihrer professionellen Kompetenzen im neuen Jahr.

1. Beginnen Sie Ihren Tag mit „Meine Aufgaben“ und Ihrer Inbox

Um Ihre Arbeit erfolgreich organisieren zu können, müssen Sie zunächst wissen, was bis wann erledigt werden muss. Mit Meine Aufgaben und der Inbox erfahren Sie, welche Aufgaben Ihnen zugewiesen sind (Meine Aufgaben) und erhalten relevante Benachrichtigungen zu den Arbeitsvorgängen, denen Sie folgen (Inbox).

Beginnen Sie Ihren Tag mit „Meine Aufgaben“. Falls sie es noch nicht getan haben, sollten Sie „Meine Aufgaben“ über die Tastenkombination Tab + N in Abschnitte einteilen, damit Sie Ihre Arbeit besser organisieren können. Sie können die erstellten Abschnitte im Anschluss nach Art der Aufgabe, Priorität, Umfang oder Arbeitsblock sortieren. Sehen Sie sich Beispiele für die Strukturierung von „Meine Aufgaben“ an, um weitere Anpassungsmöglichkeiten zu entdecken.

Überprüfen Sie danach Ihre Inbox auf neue Benachrichtigungen. Die Inbox ist eine Art Kontrollzentrum für relevante Benachrichtigungen, von dem aus Sie diese bearbeiten und archivieren können, um für mehr Ordnung zu sorgen. Sobald Sie eine Benachrichtigung zur Kenntnis genommen haben, können Sie entweder direkt auf diese reagieren oder eine Erinnerungsaufgabe erstellen, um später wieder darauf zuzugreifen – dann archivieren Sie sie.

2. Lassen Sie sich die wichtigsten Projektinformationen in der Projektübersicht anzeigen

Wenn Sie Ihre Arbeit an einem neuen Projekt beginnen, kann es unter Umständen schwierig sein, den Plan und die Ziele des Projektes auf Anhieb zu verstehen. Die vier Haupt-Projektansichten in Asana eignen sich für die Verwaltung und Ausführung von Aufgaben, doch Sie benötigen ebenfalls eine Ansicht, von der aus Sie Ihre Arbeit planen und organisieren können.

Aus diesem Grund haben wir die Projektübersicht eingeführt: Eine zentrale Informationsquelle, in der Ihre Teammitglieder eine Übersicht erhalten und Details austauschen können. In der Projektübersicht können Sie die wichtigsten Informationen zur Projektplanung, wie etwa Ihr Projekt-Briefing, Funktionen von Beteiligten, relevante Dokumente, wichtige Meilensteine und mehr bereitstellen.

So gelingt die Organisation mit der Projektübersicht:

1. Erstellen Sie für jedes Ihrer Projekte eine Projektübersicht.
2. Besuchen Sie die Projektübersicht, wenn ein neues Projekt mit Ihnen geteilt wird. Dort erhalten Sie alle wichtigen Informationen über den Projektplan und den Zweck des Projektes.
3. Überprüfen Sie die Projektübersicht regelmäßig. Sie finden dort Updates zum Projektstatus sowie eine aktuelle Auflistung wichtiger Informationen.

3. Automatisieren Sie Routineaufgaben mithilfe von Regeln

Ein Grund dafür, weshalb wir uns bei der Arbeit unorganisiert fühlen ist, dass viele kleine Aufgaben ein hohes Maß an Konzentration und wichtige Zeit in Anspruch nehmen. Angestellte verbringen im Durchschnitt 60 % ihrer Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit, statt sich auf strategische oder fachspezifische Aufgaben zu konzentrieren. Damit Sie stets organisiert bleiben und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können, sollten Sie Regeln verwenden, die manuelle Arbeitsschritte reduzieren. Um eine Regel zu erstellen, brauchen Sie zunächst einen Auslöser. Wird dieser aktiviert, folgt eine festgelegte Aktion.

Nutzen Sie Regeln für Folgendes:

• Aufgaben dem richtigen Teammitglied zuweisen. Ihr Projekt sollte ein benutzerdefiniertes Feld enthalten, das sich auf spezifische Arbeitsvorgänge im Team bezieht. Dabei könnte es sich zum Beispiel um ein Feld namens „Art der Anfrage“ handeln, das mit der individuellen Arbeit eines Teammitglieds verknüpft ist. Danach können Sie Regeln verwenden, um die Aufgabe automatisch anhand dieses benutzerdefinierten Felds korrekt zuzuweisen (z. B. könnten alle Aufgaben mit dem Stichwort „Illustration“ Dave zugewiesen werden, und alle Aufgaben zur „Texterstellung“ richten sich an Blaire).
• Eingehende Aufgaben über Formulare zuordnen. Wenn Sie ein Formular für Ihr Projekt eingerichtet haben, werden Formularübermittlungen automatisch zu neuen Aufgaben. Erstellen Sie eine Regel, um Sie und weitere relevante Personen als Beteiligte der Aufgabe hinzuzufügen, damit sie nicht übersehen wird. Wenn Sie alle Übermittlungen innerhalb von 48 Stunden bearbeiten möchten, können Sie diese sich selbst zuweisen und das Fälligkeitsdatum auf 2 Tage nach dem Übermittlungszeitpunkt festlegen.
• Aufgaben zu anderen Projekten hinzufügen. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Vertriebsaktivitäten in einem großen, abteilungsübergreifenden Projekt nachverfolgen, sollten Sie nicht jede neue Aktivität in Ihrem Teamprojekt zum übergeordneten Projekt hinzufügen müssen. Erstellen Sie dafür eine Regel, die diese Aufgaben automatisch zum abteilungsübergreifenden Projekt hinzufügt, sobald ein benutzerdefiniertes Feld auf einen bestimmten Wert (etwa „Abgeschlossen“) aktualisiert wird oder eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt Ihres Projekts verschoben wurde (etwa „In Bearbeitung“).
• Aufgaben in Ihrem Boardprojekt automatisch verschieben. Wenn Sie in einem Entwicklerteam arbeiten, verwenden Sie wahrscheinlich die Boardansicht, um aktive Prozesse wie die Fehlerbehebung oder Sprintplanung nachzuverfolgen. Der große Vorteil von Projektansichten im Kanban-Stil liegt darin, dass sie, je nachdem in welcher Spalte sich eine Aufgabe befindet, einen Sofortüberblick über dessen Status erhalten. Statt diese Aufgaben manuell in die nächste Spalte zu verschieben, können Sie eine Regel erstellen, um Aufgaben auf Basis von benutzerdefinierten Feldern automatisch zu verschieben, damit Sie und Ihr Team sich auf den nächsten Sprint konzentrieren können.

4. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Arbeit – mit Portfolios

Das Verwalten mehrerer Projekte kann sich manchmal wie ein wackeliger Balanceakt anfühlen. Um dem dadurch entstehenden Druck vorzubeugen und Ihre Organisationsfähigkeiten bei der Arbeit zu verbessern, können Sie ähnliche Projekte und Vorhaben mit Portfolios zusammenfassen.

Portfolios helfen Ihnen bei der Organisation, wenn Sie:

• Ein kleines Team verwalten, aber nur schwer Einblicke in die Arbeit Ihres Teams gewinnen können. Wenn Sie die Arbeit in mehreren Projekten verwalten, erhalten Sie mit Portfolios einen zentralen Überblick über alles. So müssen Sie nicht manuell nach relevanten Projekten suchen, sondern können die Arbeit Ihres Teams an einem einzigen Ort anzeigen.
• Funktionsübergreifende Vorhaben oder komplexe Prozesse verwalten. Ohne einen klaren Überblick und ein organisiertes System zur Nachverfolgung von Arbeit können Projekte leicht aus dem Ruder geraten. Dass es schwierig ist, alle Projekte regelmäßig zu überprüfen, ist dabei nicht besonders hilfreich. Die Lösung: Fassen Sie all Ihre Projekte in einem Portfolio zusammen, damit sie einen Gesamtüberblick über den Status der einzelnen Projekte an einem Ort erhalten. So können Sie sehen, ob das Projekt gefährdet ist oder unplanmäßig verläuft und können Maßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf die richtige Bahn zu bringen.
• Das Arbeitspensum verwalten. Die Verwaltung des Arbeitspensums ist wichtig, um Ihr Team zu unterstützen und eine Überlastung zu vermeiden. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021 haben 71 % der Wissensarbeiter im Jahr 2020 mindestens einmal Burnout-Symptome erlebt. Mit Portfolios erhalten Sie zudem Zugriff auf Workload. Mit dieser Funktion können Sie projektübergreifend erkennen, wie hoch das Arbeitspensum der einzelnen Mitarbeiter ist und können Aufgaben bei Bedarf neu zuweisen, wenn jemand besonders ausgelastet ist.

Ein guter Start ins neue Jahr

Nach dem letzten Jahr sollten Sie Ihr Jahr so erfolgreich wie möglich beginnen. Dabei helfen Ihnen diese Tipps, die Sie natürlich auch nach dem Januar befolgen können. Mit diesen vier Tipps schaffen Sie eine gute Grundlage für die Verbesserung Ihrer Arbeitsgewohnheiten im kommenden Jahr. So können Sie sich bestmöglich auf Ihre Unternehmensziele für das Jahr 2021 konzentrieren.

Noch mehr Asana-Tipps finden Sie in unseren Best Practices im Asana-Blog.