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Asana-Tipps: Mit diesen 5 Tipps starten Sie entspannt in den Weihnachtsurlaub

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Bestimmt freuen Sie sich auch schon riesig auf ein paar freie Tage, um abzuschalten und sich zu erholen. 

Vielleicht geht es Ihnen so wie uns, und Sie sehen bereits sehnlichst dem Moment entgegen, wo Sie Ihren Laptop endlich für ein paar Tage zuklappen können, keine Benachrichtigungen erhalten und sich ganz der Entspannung hingeben können. Aber so schön das alles klingt – allein der Gedanke an die Unmengen von E-Mails und Benachrichtigungen, die nach den freien Tagen auf Sie warten, kann die Entspannung schnell zunichtemachen. 

Wir zeigen Ihnen heute, dass es auch anders geht! Mit diesen fünf Tipps können Sie sich wirklich entspannen und vermeiden, dass nach dem Urlaub das Chaos auf Sie wartet. 

1. Entlarven Sie mögliche versteckte und unerwünschte Überraschungen mit „Meine Aufgaben“

Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie etwas Wichtiges übersehen haben? Dann wissen Sie, wie ärgerlich es sein kann, sich in der letzten Minute vor dem Urlaub noch darum kümmern zu müssen. Mit Meine Aufgaben können Sie sich Ihre gesamten anstehenden Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum sortiert ansehen und sicherstellen, dass im letzten Moment vor den Feiertagen keine Überraschung mehr auf Sie wartet. 

Um Ihre „Meine Aufgaben“-Liste nach Fälligkeitsdaten zu ordnen, klicken Sie oben rechts auf Sortieren. Sie können dann nach dem Fälligkeitsdatum sortieren, um alle Aufgaben in einer Listenansicht (ähnlich einer Tabelle) anzuzeigen. Dabei werden zuerst überfällige oder heute fällige Aufgaben aufgelistet. Gehen Sie diese Liste durch, um sicherzustellen, dass während Ihres Urlaubs keine Aufgaben fällig sind. 

💡Tipp: Um zu Ihrer Standard-Ansicht von „Meine Aufgaben“ zurückzukehren, klicken Sie wieder auf Sortieren und dann auf Keine. Dadurch wird Ihre vorherige Ansicht der „Meine Aufgaben“-Liste mit allen von Ihnen eingestellten benutzerdefinierten Abschnitten wie Heute, Demnächst oder Später automatisch wiederhergestellt.

2. Verschaffen Sie sich mit der erweiterten Suche einen guten Überblick über anstehende Aufgaben

Wenn Sie ein Team leiten, möchten Sie sich vor dem Urlaub wahrscheinlich noch einen Überblick über die Arbeit Ihrer Teammitglieder verschaffen, damit Sie sie nicht in letzter Minute auf wichtige Aufgaben aufmerksam machen müssen. Am besten nutzen Sie dafür die erweiterte Suche.

Mit der erweiterten Suche in Asana können Sie eine Suche basierend auf unterschiedlichen Parametern wie verantwortliche Person, Beteiligte, Projekt, Fälligkeitsdatum, benutzerdefiniertes Feld und vielen weiteren durchführen. 

Wenn wie in diesem Fall ein Urlaub ansteht, können Sie die erweiterte Suche verwenden, um unerledigte Aufgaben aufzuspüren, die nicht Ihnen zugewiesen sind, die aber im Laufe der nächsten Woche (oder im Zeitraum Ihrer Abwesenheit) fällig sind. Sobald Sie die Ergebnisse Ihrer Suche sehen, können Sie bei allen Aufgaben, auf die Sie die Aufmerksamkeit lenken möchten, einen Kommentar hinterlassen oder die für die Aufgabe verantwortliche Person an Ihren bevorstehenden Urlaub und die damit einhergehende Zeit, in der Sie nicht erreichbar sind, erinnern.

💡Tipp: Sie haben die Möglichkeit, die Suchparameter noch weiter einzugrenzen, um Aufgaben hervorzuheben, die Sie zugewiesen haben, oder solche mit dem benutzerdefinierten Feld „Hohe Priorität“ anzuzeigen. Klicken Sie auf + Filter hinzufügen, um zusätzliche Parameter oder benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen.

3. Teilen Sie ein Status-Update für alle relevanten Projekte

Wenn Sie in Asana für ein Projekt (oder mehrere Projekte) verantwortlich sind, möchten Sie vielleicht noch ein letztes Mal vor Ihrer Abwesenheit alle Teamkollegen auf den neuesten Stand bringen. Senden Sie dazu einfach ein Status-Update an alle, bevor Sie in die wohlverdienten freien Tage starten.

Mit Status können Sie Updates einfach teilen, damit Ihr gesamtes Team auf dem Laufenden ist. Sie können Ihr Team aber nicht nur darüber informieren, ob ein Projekt planmäßig oder unplanmäßig verläuft oder gefährdet ist – Sie haben auch die Möglichkeit, Teamkollegen oder Arbeiten zu @erwähnen und eine Zusammenfassung hinzuzufügen, damit alle wissen, was sich seit dem letzten Update getan hat. Nutzen Sie Highlights, um in Ihren Status-Updates über wichtige Daten, wie anstehende Aufgaben, kürzlich erreichte Meilensteine oder überfällige Arbeiten zu informieren. Runden Sie Ihr Update mit einer Übersicht über die nächsten Schritte ab. 

💡Tipp: Business- und Enterprise-Kunden können Status-Updates auch auf der Portfolio-Ebene sehen und versenden. 

4. Aktivieren Sie den „Bitte nicht stören“-Modus oder legen Sie fest, in welchem Zeitraum er aktiviert sein soll

Selbst wenn Sie sich fest vorgenommen haben, Ihren PC oder Ihr Handy im Urlaub nicht auf Neuigkeiten hin zu überprüfen, kann es schwierig sein, Benachrichtigungstöne zu ignorieren oder nicht einfach nur schnell eine Aufgabe zu kommentieren. Übernehmen Sie deshalb mit der „Bitte nicht stören“-Funktion in Asana die Kontrolle über Benachrichtigungen. 

Sie haben die Möglichkeiten, die „Bitte nicht stören“-Funktion zu aktivieren oder Sie für einen bestimmten Zeitraum einzustellen. Viele von uns im Asana-Team stellen sie für das Wochenende oder die freien Abendstunden ein. Und natürlich eignet sich der Modus auch perfekt für die Weihnachtsfeiertage. 

Um den „Bitte nicht stören“-Modus zu aktivieren, klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und dann auf Meine Profileinstellungen. Im Tab Benachrichtigungen können Sie dann auf Benachrichtigungen pausieren klicken oder einen Zeitraum wählen, in dem Sie nicht gestört werden möchten. 

💡Tipp: Sobald Sie die „Bitte nicht stören“-Funktion aktivieren, sehen Ihre Teammitglieder ein Schlummer-Symbol neben Ihrem Avatar. So erfahren sie, dass Sie erst wieder antworten werden, wenn Sie zurück an Ihrem Arbeitsplatz sind.

5. Passen Sie die Projekteinstellungen an, damit Sie weniger Inbox-Benachrichtigungen erhalten

Wussten Sie, dass Sie die Benachrichtigungseinstellungen von Projekten für jedes Projekt einzeln festlegen können? Wenn Sie sehr viele Projektbenachrichtigungen in Ihrer Inbox erhalten, können Sie sie anpassen und ihre Anzahl reduzieren, damit Sie nach dem Urlaub nicht in Benachrichtigungen untergehen.

Bei jedem Projekt in Asana können Sie die Benachrichtigungseinstellungen für folgende Bereiche anpassen: Status-Updates, Diskussionen und Hinzugefügte Aufgaben. Wenn Sie bei einem Projekt für die Zuweisung von Aufgaben zuständig sind, kann es hilfreich sein, über jede neue Aufgabe informiert zu werden. Sind Sie allerdings nur ein Beteiligter eines Projekts, können Sie die Benachrichtigungen deaktivieren, um die Anzahl Ihrer Inbox-Benachrichtigungen zu reduzieren. 

Um Ihre Benachrichtigungseinstellungen für ein Projekt anzupassen, klicken Sie auf den Teilen-Button oben rechts in Ihrem Projekt und wählen Sie Benachrichtigung verwalten aus. Hier können Sie festlegen, ob Sie über Status-Updates, Diskussionen oder hinzugefügte Aufgaben informiert werden möchten. 

💡Tipp: Sie können Benachrichtigungen über neu hinzugefügte Aufgaben auch deaktivieren, wenn Sie jemanden zu Ihrem Projekt einladen. Entfernen Sie dazu in der Ansicht „Zum Projekt einladen“ einfach das Häkchen bei Benachrichtigung senden, wenn neue Aufgaben zum Projekt hinzugefügt werden. Es befindet sich ganz unten im Pop-up-Fenster.

Genießen Sie Ihre Urlaubstage – Sie haben sich die freie Zeit mehr als verdient!

Sie haben alles erledigt, nun steht Ihrem Urlaub nichts mehr im Weg – Sie und Ihr Team können sich zurücklehnen und die freie Zeit genießen. 

Wenn Sie sich über die Weihnachtsfeiertage eine Auszeit gönnen, werfen Sie Anfang Januar einen Blick in unseren Asana-Blog – dort erwarten Sie dann weitere Tipps dazu, wie Sie im neuen Jahr gleich wieder richtig Fahrt aufnehmen können.

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